項(xiàng)目經(jīng)理如何有效控制需求變更

發(fā)布日期：2018-02-02來源：網(wǎng)絡(luò)來源編輯：張繼蕊

[摘要]

　　 需求變更對軟件開發(fā)項(xiàng)目成敗具有重要影響，既不能一概拒絕客戶的變更要求，也不能一味地遷就客戶，所以實(shí)施需求變更之前必須做好控制。需求變更控制的目的不是控制變更的發(fā)生，而是對變更進(jìn)行管理，確保變更有序進(jìn)行。

　　 一、明確合同約束，建立需求基線

　　 需求變更給軟件開發(fā)帶來的影響有目共睹，所以在與客戶簽訂合同時(shí)，可以增加一些相關(guān)條款，如限定客戶提出需求變更的時(shí)間，規(guī)定何種情況的變更可以接受、拒絕或部分接受，還可以規(guī)定發(fā)生需求變更時(shí)必須執(zhí)行變更管理流程。

　　 雖然軟件開發(fā)合同很難在簽訂之初就能夠精確定義每項(xiàng)需求，單靠合同是幫不上忙的，但也不能忽視合同的約束力。

　　 明確和樹立需求基線是需求變更的依據(jù)。在開發(fā)過程中，需求確定并經(jīng)過評審后(客戶參與評審)，建立第一個(gè)需求基線。此后每次變更并經(jīng)過評審后，都要重新確定新的需求基線，做到小需求可以變更，但大方向要力保不頻繁變更。

　　 例如，對于項(xiàng)目中的需求，可以實(shí)行分級管理，以達(dá)到對需求變更的控制和管理。

　　 二、建立變更審批流程

　　 在實(shí)踐中，人們往往不愿意為小的需求變更去執(zhí)行正規(guī)的需求管理過程，認(rèn)為降低開發(fā)效率，浪費(fèi)時(shí)間。正是這種觀念才使需求變更變得不可控，最終導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。因此，小的需求變更也要經(jīng)過正規(guī)的需求管理流程，否則會積少成多，積重難返。

　　 明確需求變更審批環(huán)節(jié)、審批人員、審批事項(xiàng)、審批流程。這么做的目的有兩個(gè)：一是將客戶下達(dá)變更的流程盡可能地規(guī)范化，減少張嘴就來的非必要、非緊急、非合理、非高層領(lǐng)導(dǎo)意圖的無效變更。二是留下書面依據(jù)，為今后可能的成本變更和索賠準(zhǔn)備好“變更賬”。凡未履行審批程序的“變更”，一律是無效變更不予受理。

　　 三、分級管理變更，定時(shí)批量處理

　　 軟件開發(fā)項(xiàng)目中，“客戶永遠(yuǎn)是對的”和“客戶是上帝”并不完全正確，因?yàn)樵谝呀?jīng)簽定的項(xiàng)目合同中，任何新需求的變更和增加除了影響項(xiàng)目的正常進(jìn)行以外，還影響到客戶的成本投入收益。因此，用戶不斷提出對項(xiàng)目進(jìn)度有重大影響的需求對雙贏也并不是好事。

　　 當(dāng)遇到客戶提出需求，不及時(shí)處理可能會使項(xiàng)目不能驗(yàn)收通過時(shí)，也不能一味拒絕不予開發(fā)。因此，當(dāng)客戶堅(jiān)持變更新需求時(shí)，可以建議客戶將新需求按重要和緊迫程度劃分檔次，作為需求變更評估的一項(xiàng)依據(jù)。

　　 例如，每周或每兩周甚至每月召開一次需求變更專題會議，集中研究處理這些零碎變更事項(xiàng)，主動控制好工作節(jié)奏，盡量避免由于處理零碎變更而影響項(xiàng)目進(jìn)度。

　　 針對會議結(jié)果可向客戶正式提交一份需求變更計(jì)劃，注明變更引起的時(shí)間、成本、工期代價(jià)和增加工作量等。要求客戶配合需求變更計(jì)劃，確定變更時(shí)限，控制變更規(guī)模，過時(shí)變更不候，離譜變更不做，保大局棄小變。

　　 四、安排專職人員負(fù)責(zé)變更管理

　　 有時(shí)開發(fā)任務(wù)較重，開發(fā)人員容易陷入開發(fā)工作中而忽略了與客戶的隨時(shí)溝通。因此，需要安排一名專職的需求變更聯(lián)絡(luò)人員，負(fù)責(zé)與客戶及時(shí)交流，跟蹤和匯報(bào)需求變更完成進(jìn)度和情況。

　　 同時(shí)，可以成立項(xiàng)目變更控制小組，負(fù)責(zé)裁定接受哪些變更，小組由項(xiàng)目所涉及的多方人員共同組成，應(yīng)該包括客戶方和開發(fā)方的決策人員在內(nèi)。

　　 五、確認(rèn)客戶是否接受變更的代價(jià)

　　 要讓客戶認(rèn)識到變更都是有代價(jià)的，要和客戶一起判斷需求變更是否依然進(jìn)行。例如，變更是沒有問題的，但是要明確客戶能否接受由此引起的如進(jìn)度延遲、費(fèi)用增加、效率下降等問題。

　　 一般來說，如果客戶認(rèn)為該變更是必須的(不是其上級領(lǐng)導(dǎo)拍腦袋提出的)就會接受這些后果。通過與客戶協(xié)商，這樣開發(fā)團(tuán)隊(duì)即使沒有回報(bào)，也不會招致公司和客戶雙方的埋怨。

　　 如果客戶認(rèn)為該變更雖然有必要但是可以暫緩，雙方簽署備忘錄后留待以后解決。如果客戶認(rèn)為該變更可有可無，多數(shù)情況下會取消變更。這樣即可防止頻繁變更，也讓客戶認(rèn)識到不是所有的需求都需要變更。

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