降低物資成本管理的抓手

發(fā)布日期：2014-12-19來源：編輯：龔煒

[摘要]施工企業(yè)只有實(shí)施全員參與和全過程控制，不斷提高物資管理手段和核算水平，才能達(dá)到節(jié)約成本、提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。

　　施工企業(yè)物資成本比重較大，物資流管理的好壞，直接影響著企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。在當(dāng)前建筑行業(yè)競爭激烈、低價(jià)中標(biāo)、物價(jià)攀升的形勢下，施工企業(yè)要獲取更多利潤，必須加強(qiáng)物資集中管控。因此，物資集中管理是降低企業(yè)物資成本管理中的抓手。

　　加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，健全管理機(jī)構(gòu)

　　領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，機(jī)構(gòu)健全是保障。一是要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。單位領(lǐng)導(dǎo)要從制度體系、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、權(quán)限分配上提供保障，確保物資管理工作落實(shí)有效。二是要成立單位領(lǐng)導(dǎo)掛帥，物資、財(cái)務(wù)、成本、紀(jì)委部門要組成的物資集中招標(biāo)采購領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)制定物資集中采購管理辦法，組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)子公司和項(xiàng)目部的物資集中招標(biāo)采購工作，更新發(fā)布物資采購價(jià)格信息、集中招標(biāo)采購物資目錄;建立物資合格供應(yīng)商名冊，督導(dǎo)基層單位提報(bào)物資采購申請計(jì)劃、技術(shù)規(guī)格書等資料;組織簽訂物資采購供應(yīng)合同，督查使用單位落實(shí);監(jiān)督檢查采購合同執(zhí)行情況。三是必須選好項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理的素質(zhì)決定著項(xiàng)目物資管理的成敗。物資的利潤空間是供貨單位和施工單位必爭之“地”，也成為考驗(yàn)項(xiàng)目經(jīng)理的試金石。

　　健全管理制度，筑牢集中體系

　　物資集中招標(biāo)采購、合同管理，增加采購?fù)该鞫群秃贤s束力，預(yù)防個人鉆營行為，規(guī)范合同程序，保證先簽合同后付款。建立作業(yè)分離制度，堅(jiān)持職務(wù)分離原則，保證物資點(diǎn)驗(yàn)、保管、發(fā)料、記賬等相關(guān)職務(wù)分離。推行物資主管委派，明確委派物資主管的權(quán)限和職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目采購行為和加強(qiáng)過程監(jiān)控力。實(shí)行內(nèi)部分權(quán)控制和牽制監(jiān)督。明確廠家洽談、物資合同簽訂、采購、收發(fā)業(yè)務(wù)由多人經(jīng)辦。建立回避制度。到廠家考察，項(xiàng)目經(jīng)理和物資主管不能單獨(dú)前往或二人同往，至少應(yīng)該增派一名專業(yè)主管工程師;在物資評標(biāo)過程中，所有評標(biāo)人員與廠家不得有任何關(guān)系，凡有關(guān)系的應(yīng)當(dāng)回避。建立節(jié)約獎勵制度。制定物資節(jié)約獎勵辦法，建立物資節(jié)約獎勵基金，量化獎勵指標(biāo)。如果獎勵辦法易于操作，還應(yīng)當(dāng)包括外部協(xié)作隊(duì)伍和零星民工，以此讓員工和民工感覺到，只要節(jié)約了物資就必然會得到相應(yīng)的報(bào)酬，從而強(qiáng)化以制度管人、人管成本的激勵約束機(jī)制。另外，還要建立健全物資限額領(lǐng)用、消耗定額、成本核算、考核分析等辦法、制度，并不斷修正和完善物資管理制度和核算體系，努力減少管理漏洞。

　　狠抓集中招標(biāo)，抓好源頭控制

　　施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過推行公司集中招標(biāo)和統(tǒng)一定價(jià)，項(xiàng)目自行訂購的管理模式，從源頭上保證質(zhì)量和壓低價(jià)格，以及爭取到供應(yīng)商的更多優(yōu)惠。實(shí)行集中招標(biāo)采購，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“質(zhì)量合格、價(jià)格最低，價(jià)格相同、質(zhì)量選優(yōu)、就近優(yōu)先”的原則;禁止公司內(nèi)部同一時(shí)期不同項(xiàng)目之間不得出現(xiàn)同料不同價(jià)的情況。

　　項(xiàng)目部自行采購的地材輔料，也要由公司派員參與招標(biāo)，簽訂采購合同后，及時(shí)上報(bào)公司備案。同時(shí)公司要定期組織檢查項(xiàng)目物資招標(biāo)采購和自購物資的情況，以強(qiáng)化項(xiàng)目采購行為的監(jiān)督和控制。在物資招標(biāo)過程中，任何人不得違規(guī)操作，更不得泄露標(biāo)底或與廠家串通。如果發(fā)現(xiàn)有以權(quán)謀私或以物謀私的，特別是項(xiàng)目經(jīng)理、物資人員和財(cái)務(wù)人員，必須立即調(diào)離崗位，并根據(jù)具體情節(jié)給予相應(yīng)處分。

　　突出預(yù)算指引，抓好事前控制

　　項(xiàng)目部進(jìn)場后，就應(yīng)當(dāng)組織技術(shù)、計(jì)劃、物資等部門，依據(jù)投標(biāo)文件、施工合同、設(shè)計(jì)圖紙及現(xiàn)場勘察資料和施工組織設(shè)計(jì)，根據(jù)由總工審批的工、料、機(jī)概預(yù)算資料，編制物資申請計(jì)劃。

　　編制物資采購預(yù)算應(yīng)遵循幾項(xiàng)原則：一是統(tǒng)籌兼顧項(xiàng)目總體的施工生產(chǎn)需求。二是結(jié)合實(shí)際，考慮項(xiàng)目施工現(xiàn)場工地分散情況和項(xiàng)目工程的專業(yè)施工特點(diǎn)，如庫存限額和物資特性等。三是合理確定采購計(jì)劃，既滿足施工進(jìn)度，又不形成積壓。四是預(yù)算要科學(xué)有據(jù)，計(jì)劃要精打細(xì)算，指標(biāo)要分解到工序。五是考慮由于自然條件停工的情況及市場物價(jià)漲跌趨勢等不可控因素。

　　為降低進(jìn)貨成本和倉儲費(fèi)用，及確保訂貨量滿足施工進(jìn)度和工程質(zhì)量，施工企業(yè)要根據(jù)施工技術(shù)規(guī)范，深入市場，做好物資規(guī)格、型號、價(jià)格、質(zhì)量、性能的摸底分析; 根據(jù)施工組織設(shè)計(jì)及運(yùn)用存貨經(jīng)濟(jì)批量方法，確定合理的進(jìn)貨批量、時(shí)間、數(shù)量和到達(dá)地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式，以及要求提供物資驗(yàn)收證明文件等;同時(shí)盡量采取生產(chǎn)廠商直供現(xiàn)場的送貨方式，減少中間環(huán)節(jié)和二次搬運(yùn)費(fèi)用。

　　嚴(yán)格使用管理，抓好消耗控制

　　首先，加強(qiáng)限額控制領(lǐng)料。施工隊(duì)領(lǐng)料由工程技術(shù)部門根據(jù)單位工程耗料定額給施工班組簽發(fā)“限額領(lǐng)料單”，經(jīng)主管工程師、物資主管和總工聯(lián)批后，發(fā)料部門按限額指標(biāo)發(fā)料。而且項(xiàng)目部在每季度下達(dá)“施工生產(chǎn)計(jì)劃任務(wù)書”時(shí)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)單位工程物資計(jì)劃、施工進(jìn)度和工程量清單，按照施工圖預(yù)算和消耗定額，一并下達(dá)用料計(jì)劃，作為發(fā)料部門的控制依據(jù)，防止因錯發(fā)、濫發(fā)導(dǎo)致超額領(lǐng)用、中途倒賣等。其次，科學(xué)管理現(xiàn)場用料。現(xiàn)場用料是工程項(xiàng)目物資管理的一道薄弱環(huán)節(jié)。科學(xué)的施工方法、先進(jìn)的施工工藝以及科學(xué)的施工組織管理是控制好現(xiàn)場用料成本的根本保證。項(xiàng)目部要通過加強(qiáng)現(xiàn)場工代表管理和增強(qiáng)現(xiàn)場施工人員的責(zé)任意識來強(qiáng)化現(xiàn)場管理和規(guī)范施工作業(yè)，減少搬運(yùn)損耗和窩工返工，杜絕亂放丟棄、使用超標(biāo)、余料不收的現(xiàn)象，爭取將現(xiàn)場損耗降到最低限度。

　　夯實(shí)業(yè)務(wù)核算，盤活庫存物資

　　加強(qiáng)業(yè)務(wù)核算是強(qiáng)化核算控制和成本考核分析的必要手段。物資部門要按ABC分類及時(shí)準(zhǔn)確登記物資明細(xì)賬。財(cái)務(wù)部門要根據(jù)會計(jì)制度，結(jié)合物資核算需要，細(xì)化并合理設(shè)置核算科目;按照會計(jì)一貫性原則、歷史成本原則和謹(jǐn)慎性原則，正確選擇存貨計(jì)價(jià)方法處理賬處。各種物資進(jìn)場時(shí)，物資員必須準(zhǔn)確計(jì)量，查明是否發(fā)生損耗或短缺，如有發(fā)生要查明原因，明確責(zé)任。在發(fā)料的過程中要嚴(yán)格審核外來供料憑證，審核單價(jià)、數(shù)量是否真實(shí)，業(yè)務(wù)提成、運(yùn)雜費(fèi)收取是否合理，及時(shí)退轉(zhuǎn)不合理的收費(fèi)，保證成本費(fèi)用的真實(shí)性。自有周轉(zhuǎn)物資嚴(yán)格按企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)定攤銷，租賃周轉(zhuǎn)物資按合同規(guī)定及時(shí)結(jié)算并列入當(dāng)期成本。部分小型零星物資可以折算成貨幣代替實(shí)物，包干使用。另外，根據(jù)目前建筑行業(yè)投標(biāo)情況看，工程項(xiàng)目普遍存在料差(投標(biāo)期間物資價(jià)格與施工期間的物資價(jià)格差)的問題。對此，項(xiàng)目部要用足用活建設(shè)單位有關(guān)政策規(guī)定，積極爭取調(diào)差索賠。盤點(diǎn)存貨是不斷提高物資周轉(zhuǎn)率和使用率的有效手段，也是防止和杜絕物資虛盈潛虧及堵塞物資多購、丟失、殘損、浪費(fèi)等漏洞的關(guān)鍵所在。項(xiàng)目部要定期清點(diǎn)物資的收支存情況，特別到年終決算時(shí)要結(jié)合永續(xù)盤存制對庫存物資進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，一旦發(fā)現(xiàn)盈余短缺，要查明原因，及時(shí)做出處理，保持賬賬相符、賬物相符，夯實(shí)資產(chǎn);對于邊角余料、短缺物資、積壓物資，更要及時(shí)清理，確保物盡其用。另外，壓減庫存還要考慮市場物價(jià)因素，比如預(yù)估后期物資價(jià)格要上漲，就應(yīng)當(dāng)根據(jù)用料計(jì)劃適量增加庫存。

　　健全價(jià)格平臺，優(yōu)化數(shù)據(jù)資源

　　首先，施工企業(yè)要成立以總工和物資、財(cái)務(wù)、工程、審計(jì)等部門及計(jì)算機(jī)管理人員組成的物資價(jià)格平臺管理小組，專門負(fù)責(zé)收集歷年的合格供應(yīng)方名單和采購價(jià)格信息，建立物資價(jià)格管理平臺。物資價(jià)格平臺管理小組受公司物資招標(biāo)采購領(lǐng)導(dǎo)小組管理和領(lǐng)導(dǎo)。在實(shí)際采購過程中，管理小組對每一批物資的報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與平臺的物資價(jià)格進(jìn)行比較，分析價(jià)差原因。如無特殊原因，原則上采購價(jià)格不能超過平臺中的價(jià)格水平，否則要做出專項(xiàng)說明。其次，不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)資源。物資價(jià)格數(shù)據(jù)庫領(lǐng)導(dǎo)小組要定期組織對歸檔廠家的資信進(jìn)行評審;定期收集施工生產(chǎn)期間的市場價(jià)格信息，與歸檔的同種物資的價(jià)格進(jìn)行對比分析和評價(jià)，合理調(diào)整價(jià)格。通過信息評價(jià)和資源更新，一是對發(fā)現(xiàn)有不良記錄的供應(yīng)商，要取消其投標(biāo)資格和供應(yīng)渠道;二是對不符合實(shí)際價(jià)格的予以調(diào)整;三是繼續(xù)擴(kuò)充價(jià)格資源和開辟料源渠道，為保證物資供應(yīng)和降低采購成本創(chuàng)造更有利的條件。

　　注重科技創(chuàng)新，深挖降耗潛力

　　施工企業(yè)還應(yīng)當(dāng)深入研究和創(chuàng)新管理手段，挖掘降耗潛力。如通過科技研發(fā)、優(yōu)化施工方案來不斷地降低物資成本。在具備條件、符合工程驗(yàn)標(biāo)規(guī)范和保證工程質(zhì)量的前提下，改進(jìn)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、結(jié)構(gòu)、工藝，利用科學(xué)技術(shù)研制并使用新物資和代用物資，實(shí)現(xiàn)低投入、高產(chǎn)出的目標(biāo)。例如，生產(chǎn)加工一些耗用數(shù)量多的輔助物資，像通信、電力、信號工程用的電纜槽、標(biāo)樁、地線等;電力工程將電纜施工方案改為架空線路，將國外設(shè)備改用國內(nèi)設(shè)備替代等等。建立嚴(yán)格的檢驗(yàn)制度，認(rèn)真對物資品名、型號、材質(zhì)、規(guī)格、外觀、環(huán)保標(biāo)識、產(chǎn)品標(biāo)識、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合格證明及各類原始憑據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，保證原物資質(zhì)量和降低額外損失;注重邊角余料的回收利用，實(shí)行科學(xué)配料、集中下料和修舊利廢，確保物資得到充分利用。

　　工程項(xiàng)目是施工企業(yè)的成本中心，物資成本是項(xiàng)目成本的重心，控制物資成本貫穿于施工企業(yè)項(xiàng)目管理的全過程。施工企業(yè)只有實(shí)施全員參與和全過程控制，不斷提高管理手段和核算水平，才能達(dá)到節(jié)約成本、提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。

　　(作者：中鐵建電氣化局集團(tuán)有限公司 　賀春雷)

【相關(guān)閱讀】

• 項(xiàng)目成本管理有章可循
• 剖析項(xiàng)目成本管理風(fēng)險(xiǎn)及控制分析
• 淺談建筑類企業(yè)成本管理與信息化的關(guān)系
• 建筑項(xiàng)目立項(xiàng)決策階段，如何做好投資估算
• 建筑工程項(xiàng)目成本管理中存在的問題及對策
• 基于價(jià)值鏈的成本管控