如何實施集中招標采購

發布日期：2014-10-20來源：編輯：龔煒

[摘要]實行集中招標采購能夠降低采購成本，規范采購管理，提高工作效率，是施工企業物資設備采購管理的必然趨勢。

　　集中招標采購的背景

　　近幾年施工企業承建的項目越來越多，新的形勢給施工企業帶來了難得的發展機遇，工程項目越來越大，企業規模呈現跨越式發展，但贏利空間卻越來越小，這就需要企業認真分析，仔細研究，不斷探索適應現代施工企業發展的管理模式。實行集團集中招標采購就是降低項目成本，拓展施工企業贏利空間的途徑之一。

　　集中招標采購的模式

　　按公開方式不同，集中招標采購可分為公開招標采購和邀請招標采購兩種模式。按采購的組織單位不同，集中招標采購可分為自行招標和委托招標兩種模式。這是比較常見的招標方式。本文結合實踐，主要介紹以下幾種模式。

　　按集中招標采購的驗收和付款方式不同，集中招標采購可分為以下兩種模式。集中招標、集中付款、統一驗收、調撥使用;集中招標、各自驗收、各自付款。

　　這兩種模式比較而言，第一種模式流程簡單，易操作，由一個部門將集中招標采購執行到底，其他部門只負責使用，可解決子(分)公司資金緊張的困難，但也有缺點，如集中招標采購驗收部門缺乏責任心或對驗收的產品不了解，易導致驗收的產品不合格，此時可使用第二種模式，即驗收由使用單位負責，由于使用單位驗收自己使用的產品，責任心相對較強，可避免矛盾的發生，因此應根據驗收產品的復雜性來決定采用哪種模式。

　　按集中招標采購的實施地點不同，集中采購可分為以下三種模式。在集團公司總部進行集中招標采購。有多個子(分)公司同時采購時，可以將各個子(分)公司的專家集中到集團公司總部進行集中招標采購;在項目部進行進行集中招標采購。一個新項目剛開工時，所需物資設備較多時，可采取在項目所在地進行一次集中招標采購;在子(分)公司駐地進行集中招標采購。當只有一個子(分)公司需要采購時，可在子(分)公司駐地實施招標采購，由集團公司授權采購單位自行組織，也可由集團公司來人組織。

　　按集中招標采購的物資設備價值大小，集中采購可分為以下兩種模式。總價100萬元以下物資設備的采購，由采購單位自行組織招標采購;總價100萬元以上物資設備的采購，由集團公司組織招標采購。

　　集中采購的優勢

　　隨著施工企業經營規模的不斷擴大，集中招標采購是施工企業贏得市場，掌握主動，提高效率，取得最大利益的經營戰略，集中招標采購能夠充分發揮集團優勢，吸引更多的供應商參與競價，通過招標、詢價等手段取得最優價格，從而降低采購成本。執行集中招標采購還能將集團公司各子公司、分公司分散的采購人力、采購資源集合起來，形成一個合力，共同應對市場，對外體現一家人，擰成一股繩，使采購規模擴大，從更高層面上調整了供應商結構。

　　事例一：某集團下屬的一分公司需采購二臺25噸汽車起重機，二分公司需采購一臺50噸汽車起重機，三分公司需采購一臺100噸汽車起重機。國內外生產汽車起重機的單位較多，為采購到滿意的產品，可采取邀請招標的方式進行集中招標采購，只邀請自己感興趣、產品質量相對較好的單位參與投標，四臺汽車起重機雖然型號不同，但汽車起重機屬成熟定型產品，不存在驗收復雜化的問題，又因為是三個單位同時要采購總價在100萬元以上的產品，此時可采取在集團公司總部進行集中招標采購，集中付款，統一驗收后調撥到各分公司使用，對集團而言，只需進行一次招標采購手續，對使用單位而言，即減少了自行招標采購的一系列程序，同時也因為集中采購，更容易采購到物美價廉的產品。

　　事例二：某集團公司剛中標一大型建筑工程，參加該工程施工的單位有集團下屬的四個分公司，由于項目較大，各參建分公司都需采購一批機械設備，該工程一次性采購數量較大，總價達4600萬元，涉及采購單位較多，有下屬的一、二、三、四公司，涉及的設備類型廣泛，有起重機械、混凝土機械、土方機械、動力機械等，針對這一采購項目的特點，可在項目部駐地以集團公司的名義按設備類型進行分類公開招標采購，由于四個分公司都在一個工程上施工，可采取集中招標、各自驗收、各自付款的方式，采取該種方式只需進行4次招標，而如果由各分公司各自進行招標采購，合計要進行8次招標采購，由此可見進行集中招標采購能夠大大減少集團公司的工作量，對集團公司來說，通過集中招標采購能夠降低采購成本，規范采購管理，提高工作效率。

　　事例三：某集團公司剛中標一大型橋梁工程，為完成該工程需采購一批物資，該橋梁工程的材料采購數量較大，總價達26180萬元，涉及的材料類型廣泛，有鋼材、砂石料、水泥等，針對這一采購項目的特點，可在橋梁工程項目部駐地以集團公司的名義按材料類型進行分類公開招標采購，由于采購的材料都在一個工程上使用，可采取集中招標、集中付款、統一驗收、調撥使用的方式。通過對比集中招標前后的價格可以發現，實行集團集中招標采購可節約資金4275萬元，由此可見，通過集中招標采購不但能夠規范采購管理，提高工作效率，同時能夠最大限度地降低采購成本。

　　集中招標采購的實施

　　集中招標采購有諸多優點，但也存在一些困難，對實施集中招標采購的部門來說，不但委托的采購單位較多，而且采購產品的種類又紛繁復雜，同一個產品，不同的單位需要不同的配置，采購時間也有早有遲等等，如果集中招標采購部門采取“隨時委托、隨時采購”的方式，勢必會發生多次、重復采購相同項目的問題，進而出現了重復勞動，增大了工作量，降低了工作效率。因此，如果集中招標采購部門采取“定期、匯總”的采購方式，將采購單位委托的采購項目進行歸類，按期進行集中招標采購，這樣，就可以減少工作量，又能獲得更大的規模采購效益。

　　集中招標采購，要做好各個子(分)公司與集中招標采購小組的協調配合工作，統一思想認識，明確工作思路，重視集中招標采購。集中招標采購是對現有采購模式的一次改革，必然會遇到一些困難和阻力。各級管理人員要統一思想認識，樹立科學的采購思想，按照“先重點、后一般、再全面”，分步實施，逐步集中，循序漸進式管理工作思路進行。集團及各子(分)公司要高度重視集中招標采購，密切關注采購價格，對重大的招標采購項目，公司總經理或副總經理要親自參加評標及合同談判，對采購合同要嚴格把關，認真履行合同，樹立集團公司良好的商業信譽。

　　任何新事物都會有一個適應的過程，集中招標采購作為剛剛開始的新的采購管理體制，也必然要有一個適應的過程，一開始各項管理制度還不健全，加之各個子(分)公司的實際情況又千差萬別，所以要實行集中招標采購，各個子(分)公司必須要做好與集團公司采購部門的配合工作，從計劃的填報、采購、驗收、入庫、付款等各個環節都要進行支持和配合，并且還要在市場信息等方面加強相互溝通，實現資源共享。

　　集中招標采購，要抓好基礎工作，建立健全各項規章制度和落實責任，規范采購管理流程和標準，嚴格按照《中華人民共和國招標投標法》執行。為防止和減少不利因素的影響，規范采購管理工作，保證集中招標采購工作的順利進行，必須建立和完善采購管理制度。通過完善的采購管理制度，堵塞管理漏洞，解決管理問題。采購制度建設要與集中招標采購管理工作互相促進，根據管理需要不斷改進和完善，為集中招標采購提供制度保障。

　　搞好計劃管理，強化采購計劃、合同、驗收和結算管理。計劃、合同、驗收和結算付款在采購管理中非常關鍵，有效地控制這四個環節，對提升采購管理績效至關重要。采購計劃是集中招標采購的依據，計劃的準確性是招標采購的各環節能否正常運作的關鍵，因此各子(分)公司必須嚴格按照各公司生產經營情況和施工計劃編制年度(月度)采購計劃，用嚴格的計劃來組織指揮集中招標采購;合同是集中招標采購結果的具體化，是雙方履行權利義務的法律依據;驗收是集中招標采購成果的保證。驗收不嚴格，考核不到位，易出現質量問題，甚至違法、違紀。各單位要完善驗收制度，規范驗收標準和方法，嚴格驗收工作考核;結算付款嚴格按合同約定和財務制度執行。

　　了解市場信息，確定目標、做好市場預測和調查工作。只有掌握正確及時的信息，才能實行集中招標采購，起到集中招標采購降低采購成本的目的。同時要想采購到物美價廉的產品，還必須做好預測工作，由于各子(分)公司所處的地理位置不同，因而選擇產品的供貨渠道也不盡相同，所以必須對企業所在地進行市場調查。并在調查中嚴格經濟核算，實行擇優選購，敢于打破行政區域的界限。

　　加快集中招標采購專業人才培養，成立集中招標采購專家人才庫。優秀的人才是集中招標采購管理工作取得卓越成效的關鍵，集團公司要制定《采購人才培訓方案》，將采購人才的培養納入企業發展戰略及年度計劃，加大對集中招標采購管理人員的教育和培訓力度，不斷提高采購管理人員和操作人員的業務素質和技能，保證集中招標采購各項管理工作落實到位。

　　集中采購還應成立專家人才庫，進行集中采購、合同談判和驗收把關，以節約人力、財力等。由于集中采購部門一批購進的產品可能涉及到多個子(分)公司的委托，對此，如果要求子(分)公司各自自己去找專家進行招標，勢必會增大困難，也會耗費更多的時間、精力和財力等，而如果由集團公司采購部門組織一個專家小組，將整批采購項目一次性招標采購完畢后，再交付子(分)公司，就會減少子(分)公司的工作量，節省了大量的時間、人力等，同時，成立集中招標采購專家人才庫也易于加強對招標采購人員的監督，更便于對采購項目的質量把關。

　　優化采購監督管理機制。集中招標采購規模大、金額高，為保證集中招標采購管理工作順利進行，達到預期的目標，必須依靠健全、完善的“監督管理機制”作為保障，加強監督，實現對集中招標采購全過程、全方位的監督管理。通過加強公開招標，集體決策，提高采購的透明度，真正實現“陽光采購”，保證集中招標采購工作的公開、公正、公平。(作者：中國中鐵大橋局集團第四工程有限公司 晏維華)

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