如何做好項(xiàng)目管理中的物資采購(gòu)管理

發(fā)布日期：2015-04-07來(lái)源：編輯：流水

[摘要]

　　以保證質(zhì)量為前提，以獲得效益為中心，以滿足項(xiàng)目要求為責(zé)任，是項(xiàng)目采購(gòu)管理的宗旨和根本任務(wù)。

　　作為現(xiàn)代工程建設(shè)項(xiàng)目管理體系中重要的環(huán)節(jié)和組成部分，物資采購(gòu)管理貫穿于項(xiàng)目質(zhì)量管理、成本管理、時(shí)間管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等幾大主要管理要素之中。采購(gòu)管理和采購(gòu)活動(dòng)對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段的工作都有著直接的影響，并發(fā)揮著重要的作用。本文以項(xiàng)目建設(shè)各階段工作管理環(huán)節(jié)為主線，對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)管理的任務(wù)和作用進(jìn)行了闡述。

　　一.項(xiàng)目前期的采購(gòu)管理

　　1.采購(gòu)管理在項(xiàng)目的立項(xiàng)評(píng)估中的作用 

　　在項(xiàng)目立項(xiàng)評(píng)估階段，采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)對(duì)工程項(xiàng)目的了解和介入，可以為項(xiàng)目投標(biāo)提供準(zhǔn)確、可靠的資源狀況、市場(chǎng)價(jià)格、供貨周期、市場(chǎng)變化趨勢(shì)等方面支持，這也是項(xiàng)目立項(xiàng)評(píng)估階段采購(gòu)工作的主要任務(wù)。

　　2.項(xiàng)目啟動(dòng)階段的采購(gòu)管理

　　制定采購(gòu)管理規(guī)劃──編制采購(gòu)管理規(guī)劃是項(xiàng)目采購(gòu)實(shí)施前一個(gè)必不可少的工作環(huán)節(jié)，它是項(xiàng)目采購(gòu)實(shí)施的一個(gè)總體綱領(lǐng)性文件。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目的投資狀況、工藝流程及物資構(gòu)成等情況的分析和研究，依托相關(guān)管理制度和項(xiàng)目管理體系文件，結(jié)合業(yè)主對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的采購(gòu)相關(guān)要求編制而成。主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目物資構(gòu)成概況、采購(gòu)重點(diǎn)與難點(diǎn)分析、采購(gòu)策略及原則、供應(yīng)商長(zhǎng)短名單、物資采購(gòu)實(shí)施方案、質(zhì)保體系構(gòu)建及措施、采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)配置等部分。

　　建立采購(gòu)管理體系──根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)的具體特點(diǎn)，建立和健全相應(yīng)的項(xiàng)目采購(gòu)管理制度、工作流程、相關(guān)規(guī)定等管理體系是項(xiàng)目采購(gòu)工作規(guī)范、有序、高效運(yùn)行的可靠保證。項(xiàng)目前期采購(gòu)管理體系的建立為項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)采購(gòu)工作搭建起一個(gè)堅(jiān)實(shí)的工作平臺(tái)，使采購(gòu)活動(dòng)有章可循、有法可依，為完成項(xiàng)目實(shí)施階段的各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)。

　　建立采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)──在目前工程項(xiàng)目采購(gòu)任務(wù)繁重的情況下，高度集約化地組成項(xiàng)目采購(gòu)、監(jiān)造、物流團(tuán)隊(duì)，充分利用現(xiàn)有的人力資源，調(diào)動(dòng)、發(fā)揮各專業(yè)人員的積極性和主動(dòng)性，做到重要工作專人負(fù)責(zé)，次要工作有人負(fù)責(zé)，既有任務(wù)分工又有相互協(xié)作的物資采購(gòu)隊(duì)伍，是建立項(xiàng)目采購(gòu)機(jī)構(gòu)組織的總體原則。

　　二.項(xiàng)目實(shí)施階段的采購(gòu)管理：成本管理

　　隨著工程項(xiàng)目建設(shè)性質(zhì)、規(guī)模的不同，其物資構(gòu)成千差萬(wàn)別，同時(shí)隨著地域、業(yè)主要求的不同，項(xiàng)目管理模式也各有特色。但就采購(gòu)管理的本質(zhì)而言都包含著成本、質(zhì)量、進(jìn)度三大基本要素。因此，所有項(xiàng)目的采購(gòu)管理都將圍繞著控制“三大基本要素”展開。

　　在工程建設(shè)項(xiàng)目中成本可大致分為管理成本和采購(gòu)成本，而采購(gòu)成本在目前的建設(shè)項(xiàng)目中一般約占項(xiàng)目總成本的50%以上。所以采購(gòu)成本的控制將是項(xiàng)目獲得良好效益的關(guān)鍵因素，千方百計(jì)地在保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上控制和降低采購(gòu)成本是項(xiàng)目采購(gòu)管理工作的首要任務(wù)。

　　1.做好物資采購(gòu)計(jì)劃是進(jìn)行采購(gòu)成本控制的前提

　　采購(gòu)計(jì)劃的編制是把項(xiàng)目建設(shè)的物資構(gòu)成、工藝流程、投資狀況等全方位情況落實(shí)到各項(xiàng)具體物資采購(gòu)計(jì)劃行動(dòng)中的一個(gè)過(guò)程，它是項(xiàng)目一切采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)施依據(jù)。一個(gè)完善的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括：設(shè)計(jì)技術(shù)要求、物資類別、工藝應(yīng)用狀況、采購(gòu)方式(招(議)標(biāo)、詢比價(jià)、框架采購(gòu)、定向采購(gòu)等)、分交供應(yīng)商、時(shí)間控制(項(xiàng)目需用時(shí)間和預(yù)計(jì)交貨時(shí)間)、交貨方式(交貨狀態(tài)、運(yùn)輸方式等)、質(zhì)量控制方案、預(yù)計(jì)價(jià)格等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃報(bào)經(jīng)項(xiàng)目部、采購(gòu)部等相關(guān)部門及業(yè)主審批后執(zhí)行。

　　2.建立完善的供應(yīng)商管理體系是降低采購(gòu)成本的有效保證

　　物資供貨供應(yīng)商也是工程建設(shè)的另一個(gè)主體，供應(yīng)商和采購(gòu)之間是既相互對(duì)立又密切合作的關(guān)系。對(duì)立是在雙方保證企業(yè)效益上的對(duì)立──價(jià)格對(duì)立，合作是在產(chǎn)品技術(shù)、質(zhì)量、服務(wù)、信譽(yù)等多方面的合作。建立完善的供應(yīng)商管理體系，在制度的約束下解決好對(duì)立矛盾，在“互利、雙贏”的原則下，最大限度地降低采購(gòu)合同價(jià)訂貨價(jià)格，將會(huì)為降低采購(gòu)成本提供有效保證。

　　供應(yīng)商管理體系主要分為評(píng)價(jià)準(zhǔn)入體系、檔案管理體系(包括：供應(yīng)商名錄、歷史價(jià)格庫(kù)、項(xiàng)目評(píng)定表)和選擇原則三個(gè)部分。采購(gòu)部應(yīng)通過(guò)多項(xiàng)目的積累逐步形成一個(gè)供應(yīng)商考察─評(píng)價(jià)─審批─準(zhǔn)入、檔案化管理以及詢價(jià)供應(yīng)商確定等一系列較為完善的管理體系。

　　3.控制采購(gòu)裕量節(jié)約采購(gòu)成本

　　在很多工程項(xiàng)目結(jié)束以后，往往會(huì)因設(shè)計(jì)變更、采購(gòu)裕量等問(wèn)題造成大量的工程建設(shè)材料剩余，導(dǎo)致大量的浪費(fèi)，使采購(gòu)成本增加。因此，合理控制材料采購(gòu)裕量對(duì)節(jié)約采購(gòu)成本也很關(guān)鍵和重要。現(xiàn)在，隨著marina材料控制系統(tǒng)和相應(yīng)的材料裕量控制辦法在多個(gè)項(xiàng)目上的應(yīng)用，材料采購(gòu)量的控制已達(dá)到了較高的水平，并取得了很好的成績(jī)。例如：在獨(dú)山子項(xiàng)目上，最終的材料剩余量控制在千分之三以內(nèi)。通過(guò)科學(xué)的管理和嚴(yán)格的把關(guān)，項(xiàng)目材料采購(gòu)裕量控制將為節(jié)約采購(gòu)成本做出更大的成績(jī)。

　　4.不同采購(gòu)方式中的成本控制

　　根據(jù)項(xiàng)目物資類型的不同選取恰當(dāng)?shù)牟少?gòu)方式，對(duì)降低采購(gòu)成本有著顯著的效果。目前主要采取以下幾種方式：

　　成本核算法──任何物資的價(jià)格都由其原材料成本、制造成本(人力、機(jī)具投入等)、管理成本、技術(shù)成本、稅金、利潤(rùn)、市場(chǎng)因素等方面構(gòu)成。這其中的大部分成本因素(比如：原材料成本、制造成本等)是完全可以追溯、核算的。相對(duì)準(zhǔn)確地核算出物資主要的成本因素，把握技術(shù)、市場(chǎng)情況，即可獲得較科學(xué)合理的訂貨價(jià)格，真正可以達(dá)到“互利、雙贏”的目的。在獨(dú)山子項(xiàng)目電纜采購(gòu)中就采取了以市場(chǎng)銅材價(jià)格為基礎(chǔ)加其它價(jià)格因素的公式化的定價(jià)方式。

　　招(議)標(biāo)與詢比價(jià)采購(gòu)──招(議)標(biāo)采購(gòu)是采購(gòu)管理中最普遍采用的一種方式。一般而言，其定價(jià)公正、公開、透明，從源頭上控制價(jià)格，有效防止暗箱操作、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)等現(xiàn)象的發(fā)生，對(duì)控制采購(gòu)成本能起到良好的效果。但應(yīng)注意把握以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：第一，招(議)標(biāo)必須在技術(shù)評(píng)價(jià)對(duì)等或可量化評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行，否則將失去招標(biāo)采購(gòu)的公正性。如讓寶馬車和qq車一起投標(biāo)顯然會(huì)有失公允;

　　第二，招(議)標(biāo)必須在對(duì)物資充分了解的基礎(chǔ)上進(jìn)行。招標(biāo)不是萬(wàn)能的，在很多的招標(biāo)中也存在著供應(yīng)商技術(shù)理解偏頗而使報(bào)價(jià)失準(zhǔn)，甚至個(gè)別參與招標(biāo)供應(yīng)商串標(biāo)的情況;第三，不追求價(jià)格最低化。一般而言，供應(yīng)商有利潤(rùn)才會(huì)賣出產(chǎn)品，過(guò)低的價(jià)格很可能會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商產(chǎn)品“偷梁梁換、以次充好”，給產(chǎn)品的使用帶來(lái)隱患。因此，只有在掌握招標(biāo)物資設(shè)計(jì)技術(shù)要求，充分了解歷史價(jià)格和市場(chǎng)行情，能夠做出初步價(jià)格定位(價(jià)格測(cè)算)的基礎(chǔ)上，才能使招標(biāo)工作取得良好的效果。招(議)標(biāo)方式采購(gòu)的工作重點(diǎn)落實(shí)在“議”上，即通過(guò)對(duì)設(shè)備構(gòu)成和市場(chǎng)行情的了解與掌握，充分利用供應(yīng)商之間的價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，發(fā)揮商務(wù)洽談技巧和能力，使其合同訂貨價(jià)格趨于科學(xué)、合理。事實(shí)上，這種采購(gòu)方式嚴(yán)格來(lái)說(shuō)應(yīng)該是“成本測(cè)算+招標(biāo)+詢比價(jià)”三種方式相結(jié)合的采購(gòu)模式，具有較大的采購(gòu)優(yōu)勢(shì)。

　　戰(zhàn)略框架協(xié)議采購(gòu)──戰(zhàn)略框架協(xié)議采購(gòu)是在國(guó)際大型企業(yè)集團(tuán)普遍采用的采購(gòu)方式，隨著我國(guó)工業(yè)化水平的提高、建設(shè)采購(gòu)規(guī)模的擴(kuò)大，目前在國(guó)內(nèi)規(guī)模化企業(yè)中也陸續(xù)開始采用。它是對(duì)那些用量大，技術(shù)要求變化相對(duì)小的“通用”物資，選擇一些在質(zhì)量管理體系、產(chǎn)品業(yè)績(jī)、產(chǎn)品價(jià)格、信譽(yù)、服務(wù)等方面較為優(yōu)秀的企業(yè)作為戰(zhàn)略合作伙伴，簽訂長(zhǎng)期的供貨框架協(xié)議(價(jià)格相對(duì)鎖定的時(shí)間通常定為1~2年，市場(chǎng)變化較大時(shí)雙方協(xié)商調(diào)整)。由于供應(yīng)商相對(duì)固定，在產(chǎn)品質(zhì)量和交貨周期上有了可靠的保證，最重要的是由于形成了規(guī)模化采購(gòu)，訂貨價(jià)格有了很大幅度地降低。

【相關(guān)閱讀】

• 贏在超高層
• 巍巍太行貫“長(zhǎng)虹”
• 建筑企業(yè)規(guī)模發(fā)展之思
• 2018年中國(guó)PPP十大事件回顧
• 泉州46個(gè)PPP項(xiàng)目落地 總投資額561.18億元
• 江蘇公布首批PPP專家?guī)烀麊?128名專家入圍