對美國工程項目分包合同管理的幾點體會

發布日期：2015-03-26來源：中建國際建設公司編輯：流水

[摘要]

　　美國的建筑市場規模巨大，每年投資額上萬億美元，對包括中國公司在內的很多外國承包商具有很大的吸引力。然而，外國建筑公司進入美國市場首先要面臨的問題之一就是如何跟眾多的當地分包商打交道。本文旨在通過對AIA合同條件的分析，并結合在美國從事分包管理的實踐，探討一些在美國進行分包管理過程中的做法和經驗，以助于中國更多的建筑承包商能夠進入美國的建筑市場。

　　美國的建筑工程市場比較成熟，承包商的專業化水平很高。在幾種主要的項目管理模式下，承包商通常是將整個工程分包給不同的專業分包商，一般不直接負責工程的施工，而主要起組織和協調的作用。因此對于承包商來說，分包商的水平和能力對整個項目的實施及項目管理水平具有決定性的影響。對分包商管理的核心環節就是對分包合同的管理。本文結合分包合同的編制，介紹在美國進行分包合同管理的幾點體會。 

　　一、AIA 合同條件簡介

　　AIA是美國建筑師學會(The American Institute of Architects)的簡稱，該學會出版的系列合同文件在美國建筑業界及國際工程承包界，特別在美洲地區具有很高的權威性，應用廣泛。

　　作為在美國應用最為廣泛的合同文件之一，AIA合同文件有很多獨到之處。AIA有多份重要的文件是和其他建筑行業組織，如美國總承包商會(Associated General Contractors of America, AGC)等共同制定的，以便集思廣益，均衡項目參與各方的利益，合理分擔風險，不偏袒包括建筑師在內的任何一方。而且AIA隨時關注建筑業界的最新趨勢，每年都對部分文件進行修訂或者重新編寫。例如，2004年共更新了12份文件，2005年共更新了6份文件。 　　AIA合同文件經過多年的發展已經系列化形成了包括90多個獨立文件在內的復雜體系。這些文件適用于不同的工程建設管理模式、項目類型，甚至項目的不同具體方面。根據文件的不同性質，AIA文件分為A、B、C、D、G、五個系列：A系列：業主與總承包商、CM經理、供應商之間，總承包商與分包商之間的合同文件(包括協議書及合同條件)等;施工合同通用條件以及與招投標有關的文件，如承包商資格申報表、各種保證的標準格式等。 　　B系列：業主與建筑師之間的合同文件(包括INT系列：用于國際工程項目的合同文件)。 　　C系列：建筑師與專業咨詢機構之間的合同文件。 　　D系列：建筑師行業有關文件。 　　G系列：合同和辦公管理中使用的文件。 　　本文主要涉及A201《施工合同通用條件》和 A401《承包商和分包商合同協議書標準格式》。

　　二、 分包合同的訂立

　　一份全面、完整、公平的分包合同文件能夠清晰地劃分合同雙方的權利義務關系，規范合同的執行程序，減少合同雙方由于對合同文件理解不同造成的爭端和分歧，它是進行分包合同管理的基礎和核心。一般來說，從收到分包商的報價開始，分包合同文件的形成往往經過雙方的溝通、協商、談判，不斷細化不斷完善的過程，通常包括以下幾個階段： 1.投標過程中分包商的報價 (Proposal) 　　在投標過程中，承包商首先要向分包商發投標邀請，一般每個分項工程要向多家分包商發出邀請，一方面是為了多家比價，保證價格的合理性，另一方面是因為不是每家分包商都對目標項目感興趣而提供報價。分包商的報價則是根據工作范圍的不同和工作內容的繁簡而千差萬別，有的會詳細列明工作范圍、價格組成，并列明不包括哪些工作內容，甚至會列明產品規范、加工圖紙;而有些分包商的報價則非常簡略，只給出一個總價，甚至一時難以辨別出報了哪部分工作的價格。這就要求承包商的造價工程師能夠準確分析分包商的報價，正確判斷價格的合理性，從而制定出自己的報價。

　　2.中標后與分包商的談判 (Buy-out) 　　一旦承包商中標或收到業主的中標意向書，承包商就會與每部分分項工程中價格最有競爭力的一家或幾家分包商進行談判，詳細討論報價的一些細節內容，如工作范圍、工期、保險、保函等內容。在談判的過程中，分包價格、工作內容都可能發生比較大的變化，總包商可能會把幾部分工作分包給一個比較大的分包商，也可能將這幾部分分別分包給幾個比較小的分包商。經過與分包商的反復談判，總包商可以找到他認為是最合適的分包商。

　　3.授標意向書(Intent to Award) 　　授標意向書是在與分包商簽訂正式合同文件之前，承包商給分包商發出的一封有關授予合同的正式的信函，主要包括合同價格、主要工作范圍的描述，并強調分包商應做好開工前的各項準備工作，如：材料的報批、人員組織、施工計劃、辦理保險等。

　　4.正式的、經雙方同意的分包合同文件 　　正式的分包合同文件主要包括承包商與分包商的分包合同協議書，業主與承包商的主體合同、圖紙、技術規范、合同執行過程中對合同協議書和主體合同的修改、分包合同附件、進度計劃等。分包合同協議書通常采用美國建筑師協會編制的標準分包協議書格式A-401，此文件通常與A201配合使用(如業主雇傭CM經理，則應使用A201CMa)，在此基礎上根據項目特點、雙方具體協商以及對照業主與承包商之間的主體合同相應條款對分包協議書進行修改和補充。同時在A401第2.1款中規定，除非與分包協議書矛盾，否則在分包工程責任范圍內，分包商應在分包合同中承擔承包商在主體合同中所應承擔的責任和義務，而承包商則應在分包合同中承擔業主在主體合同中所應承擔的責任和義務。所以在下文引用的A201的具體條款中，涉及到承包商的應理解為分包商，涉及到業主應理解為承包商。分包商除了應履行A401規定的義務之外，還應履行主體合同中規定的適用于本分包工程的承包商的義務，同時分包商也應該相應地享有主體合同中承包商享有的權利。

　　三、項目執行過程中對分包商的合同管理

　　(一) 工期 　　美國大多數項目的業主會在開標日(Date of Opening)后一段時間內向中標的承包商發出開工通知(Notice to Proceed)，在此開工通知上通常會明確開工日期、總工期、階段性里程碑日期、實質性竣工(Substantial Completion)日期，以及最終竣工(Final Completion)日期。這其中最容易引發糾紛和索賠的就是實質性竣工日期，實質性竣工是指工程或工程的某一部分已按合同要求完成，并可供業主按照其意圖使用或占用。而對于一些零星收尾工作是否會影響到業主的使用，承包商和業主經常會引發分歧。承包商為了能夠按期完工以免支付誤期損害賠償費，會認為那些零星收尾工作不影響業主的使用。而業主則不希望看到在自己搬入新的辦公樓后還有很多工人干擾他的工作，這時就要靠建筑師依據客觀的標準作出公正的決定。

　　多數美國工程項目對工期都有嚴格的要求，如果承包商沒有按期完工，往往需要向業主支付誤期損害賠償費(Liquidated Damages)，誤期損害賠償費是為了彌補業主未能按期使用建筑物造成的各種損失，同時也用來作為一種激勵承包商按時完工的手段。誤期損害賠償費通常會在業主和承包商的主體合同中進行規定，承包商在分包合同中也應該加入相應條款，但誤期損害賠償費的金額一般不應超過在主體合同中規定的金額。

　　承包商必須對分包商進行嚴格的進度控制。A401 4.1.7、4.1.8款規定分包商應提供進度報告、材料設備加工信息，并及時提交施工圖、樣品和產品資料等供承包商和建筑師批準。在項目開工之際，應該要求每個分包商提交各自的進度，并經雙方認可，加入到承包商的整體施工計劃當中。在進度計劃中不僅要顯示出分包商每項工作的開始時間、結束時間，還要提供材料、施工圖報批時間，材料到場時間，重要的分包商還要提交勞動力和設備計劃表。只有明確了工期要求，才能保證分包商按期進場施工，承包商才能要求分包商加快進度。在項目執行過程中，承包商應對整個項目的施工進度進行總體控制，合理安排施工的先后順序，及時通知分包商進場開始工作，特別是對于供貨周期比較長的材料和設備，更應該提早進行材料報批工作，讓分包商盡快組織加工生產，并對加工進度進行監控，保證材料按時到貨。在美國以砌筑結構為主要承重結構的項目中，鋼門框的供貨對整個施工進度有決定性的影響，如果鋼門框不能按時供貨，砌筑工程就不能按時進行。例如美國某學校項目，由于鋼門窗加工圖報批延誤，導致鋼門框到場時間延誤近兩個月，雖然采用臨時支撐等措施，還是造成了工期、費用的重大損失。如果由于分包商原因造成工期延誤，例如材料不能及時到場，現場施工進度緩慢，承包商可以根據分包商的進度計劃要求分包商采取措施加快進度;如分包商遲遲不能采取措施，則承包商在書面通知分包商后，可以雇用其他分包商或自行完成分包商的工作，發生的費用從分包商的進度款中扣除。在中國，由于勞動力比較廉價、資源也比較豐富，通過增加人工的方式加快進度很容易;而在美國勞動力成本比較高，分包商控制勞動力成本的意識很強，短時間內獲得大量熟練勞動力比較困難，除非他們確信承包商能提供足夠的工作面，否則他們不會輕易增加人工。這就意味著一旦工程進度落后，希望通過加快后面工作的進度來彌補總工期的延誤將非常困難。 　　承包商在安排總體進度計劃時，特別需要注意的是在關鍵線路上留有適當余地，以防分包商拖延工期時造成整個工期的延誤。因為當工期延誤時，雖然誤期損害賠償費可以由分包商承擔，但是拖延工期會損害承包商的聲譽。 　　在美國實施某項目的過程中，鋼結構分包商為了拿到項目采取低價中標。而事實證明，它既無足夠的加工能力，也無足夠的機械設備和人工進行現場安裝，從而對整個工程的工期造成延誤。承包商多次發出令其加快進度的書面指令，但仍無改觀。在這種情況下，承包商只有通過引進新的鋼結構分包商完成部分工作，才能保證項目的整體施工進度。實踐證明很多工程項目發生的索賠和爭端都是由于工期延誤引起的，手中握有足夠的證據無疑能使自己在爭端解決過程中立于不敗之地。

　　(二)工程變更 　　在美國，無論業主還是承包商提出的工程變更，承包商在所作出的工程變更建議書中涉及費用增加和工期調整時，都必須要有足夠的支持資料，其中重要的支持材料之一就是分包商的變更申請。因此在工程變更事件發生后，承包商應及時通知相關分包商，要求他們提交各自的工程變更申請，然后承包商才能編制出自己的工程變更申請書。在A401中，對分包商提交變更的期限也有明確的要求，5.3款中要求分包商必須在業主和承包商的主體合同中規定的承包商最晚提交變更申請之日前兩天提交相應分包工程的變更申請。 　　 　　A401中并未對工程變更的具體程序以及費用和工期的調整方式進行規定，這些條款都包括在A201通用條款中。工程變更包括以下三種形式： 　　1.變更指令(Change Order)是由建筑師起草，經業主、建筑師和承包商簽字認可的正式的書面文件。一經同意，變更指令中規定的工作內容、變更金額和工期調整等內容就不得再作改變。 　　2.施工變更指示(Construction Change Directive)則是在業主與承包商不能就上述內容達成一致時由業主、建筑師簽發的施工指示，它規定了變更內容和合同金額調整的方法，并給出調整的建議。承包商在收到施工變更指示后應立即執行規定的工作內容，并及時通知建筑師是否同意對費用和工期進行的調整。如承包商同意施工變更指示，就意味著承包商同時也同意了該指示中規定的對合同金額和工期的調整。如果不同意，通常采用以下幾種方法調整： 　　——雙方同意的總價形式，但應該提供詳細價格構成和相應支持文件; 　　——合同文件中規定的或雙方認可的單價形式; 　　——成本加固定比例的管理費和利潤; 　　——計日工的形式。 　　為了防止分包商利用工程變更擅自提高價格或漫天要價，通常在合同中應規定分包商管理費和利潤占直接成本的比例，若在主體合同中沒有規定，應在分包合同中明確。另外，在分包合同談判中應規定主要工作或可能發生變更工作的單價，以加快變更審核的過程，盡可能減少由此引發的爭議。 　　3.微小變更指令(Minor Change)則是由建筑師做出的指令，一般不涉及到對合同金額和工期的調整，承包商應立即執行此項指令。

　　四、付款

　　(一) 提交價值一覽表： 　　每個分包商都要在第一次申請付款前提交一份說明分包合同各部分價值構成的價值一覽表 (Schedule of Value)，一經雙方同意，這個價值一覽表就要作為今后合同執行過程中每月付款的基礎。承包商應對這個清單進行嚴格的審核，特別是要防止分包商利用類似不平衡報價的做法提前收取工程款。(參見表1。表中“調整后價值”是指，分包商采用不平衡報價將各分項報價進行調整后的價值。) 　　通常場地分包商的工期跨度較長，場地平整、地下管線等工作在工程開始階段實施，而場區道路和綠化工程要到主體工程竣工后才進行。如果分包商采取了類似上表的做法，調整各部分工程的比例，對于分包商來說可以享受到提前收到工程款的好處。而對于承包商來說，由于已支付金額 ($526500) 已經遠遠大于分包商實際完成工程的價值 ($450000)，保留金已經不能起到保護承包商利益的作用。如果在工程執行過程中，由于分包商經營不善，導致破產或倒閉，承包商就將遭受重大損失。 　　同時承包商應該認真審核在每月付款申請中分包商完成的實際進度，并確保分包商完成的工作符合規范要求，避免因為超付工程款而面臨的風險。

　　(二)工程付款中需要分包商提供的資料： 　　——首次付款：價值一覽表、合同規定的保險單、分包商的履約保函和付款保函(如果需要的話)、非本州居民扣稅表 (I-312)、進度計劃和材料報批計劃; 　　——進度付款：付款申請書、上期付款抵押權的免除(Waiver of Lien)，另外承包商可以要求分包商提交支付給其分包商、供應商的付款證明(A401 4.1.6); 　　——最終付款：建筑師簽署的完工證書、分包商擔保人的確認函(Consent of Surety)、分包商關于一切與本工程有關的財務問題已經解決的聲明、分包商保險單在保修期內仍然有效的證明、抵押權的解除(Release of Liens)的聲明、質量保證書、竣工圖紙和竣工資料等。

　　(三) 付款周期： 　　通常為按月支付，應在分包合同中規定每月分包商提出付款申請的最晚日期，這個日期應早于主體合同中業主要求承包商提出付款申請的最晚日期。如果分包商提出的付款申請晚于此日期，則此付款申請將在下一次付款中支付。承包商要在從業主處收到工程款三天內將相應部分工程款付給分包商(A401 11.3) 。承包商如未能及時支付分包商工程款，則應支付合同規定的利息。

　　(四)進度付款的計算方式： 　　分包商價值一覽表中每項工作至本月累計完成的百分比乘以本項工作的合同價值，加上運抵現場或經業主認可的現場以外的存儲地點的材料的價值，以及經建筑師和承包商認可的工程變更的金額，減去規定比例的保留金，減去以前已經支付的金額，以及由于分包商的過失，建筑師宣告無效或暫緩支付的金額。

　　五、實質性竣工

　　A401規定承包商在收到建筑師實質竣工證書30天內按合同規定支付分包商相應工程款，此階段的付款根據分包合同中對保留金的規定的不同有兩種情況，如果允許支付所有保留金，則承包商應支付給分包商除有缺陷工作以外的所有剩余合同價款，否則應再扣除相應比例的保留金。

　　六、關于保留金的支付

　　保留金在美國通常為合同價的3.5-10%，在A201和A401中對何時支付保留金沒有明確的規定，需要合同雙方在特殊條件中規定。另外，如果分包商提供履約保函和付款保函，任何關于保留金的減少和支付都應事先通知擔保人，并得到其同意。

　　七、溝通和協調

　　及時有效的溝通以及協調項目各方之間的權利義務是保證項目實施的重要因素，也是承包商的主要職責之一。在美國，專業分工很細化，承包商直接管理的分包商、供應商很多，這就要求承包商具有很強的溝通和協調能力。 　　A201 4.2.4款規定了項目實施過程中的主要溝通程序：業主與承包商間的溝通要通過建筑師進行;承包商與建筑師以外的其他咨詢工程師的溝通要通過建筑師進行;各個分包商之間的溝通通過承包商進行;不同承包商間的溝通通過業主進行。

　　在項目進行過程中，承包商應保證項目各種信息在項目各方之間及時有效的傳遞。A401 3.1.1條中規定，承包商應在項目計劃和執行過程中與分包商進行合作，避免干擾或影響分包商的工作，同時及時對分包商提交的施工圖、樣品、產品資料進行審核。在A201 3.12.5，4.2.7款中也規定承包商和建筑師應及時審核分包商提供的施工圖和樣品，以免對工程造成延誤。這些資料的審批直接影響到施工進度，承包商收到分包商提供的資料后應盡快進行審核，保證提交資料的規格、尺寸等符合設計要求，如發現問題及時與分包商溝通。審核完畢后，及時提交給建筑師審核，如建筑師遲遲未能完成審核，應及時提醒建筑師，最好的辦法就是做好審批記錄(Submittal Log)，定期檢查資料報批的進展情況。A401 3.2.1款中規定，承包商應及時提供給分包商工程所需的各種信息，包括從業主、建筑師處收到的與分包商工作有關的各種信息。承包商收到的經建筑師批準的施工圖、樣品，以及設計變更、信函等資料應及時分發給相關分包商。

　　同時要求分包商采取適當措施以保證其他分包商的工作 (A401 4.1.7)，并及時通知承包商在執行分包工作中可能會與其他分包商、承包商或業主自行實施工作之間發生的潛在的沖突(A401 4.1.8)。在美國一般的房建工程中，通常會有近50家分包商或供應商，由于設計原因或施工組織的原因分包商之間的工作往往會發生互相干擾的情況。例如，結構圖紙顯示在12英尺高處有一根鋼梁，而機電圖紙卻顯示在同樣位置有一個通風管道，遇到這類問題承包商應設法采取其他施工方法，或立即通知建筑師更改設計以盡快解決問題，保證工程順利進行。

　　八、保險和保函

　　承包商通常要求分包商購買并持有相應的針對如下內容的保險：有關員工的報酬、傷殘賠償及其他類似權益;有關承包商雇員的身體損傷、職業疾病或死亡;對于除承包商雇員之外其他人員的身體損傷、職業疾病或死亡;個人一般傷害責任保險;有形財產損壞;擁有、維護和使用汽車所造成的人員傷亡或財產損失;工程完工后所發生的人員傷亡與財產損失;與承包商的責任有關的合同責任保險。保險的額度應在合同附件中明確規定，其有效期均應從工程開工之日起持續到合同要求的在最終支付日之后的保險終止日。分包商應在工程開工之前將滿足承包商要求的保險憑證送交承包商備案。此類保險憑證和保險單應包含相應的條款，規定該保險在收到承包商的書面通知30日之內不得被取消或到期。如果上述保險在最終支付之后仍然需要有效，則承包商在提交最終支付申請書時應同時提交一份額外的憑證以證明該保險仍將繼續有效。財產保險通常由業主負責投保。

　　在美國大多數項目要求承包商提供100%合同額的履約保函和付款保函。履約保函是保證承包商按照合同規定履行合同的義務，付款保函則是為了保證承包商向分包商和其供應商付款。承包商也可以根據分包合同金額大小與重要程度要求分包商提供履約保函和付款保函。如分包商要求，承包商應提供保函的復印件。分包商在報價時通常不包括保函的費用，保函費率通常為合同額的0.75— 1.5%，如果承包商認為需要分包商提供保函，應考慮這部分費用。如果承包商發現分包商可能難以履行合同或沒有及時向下級分包商、供應商付款，應及時通知分包商的擔保人(Surety)，并可以在以后的付款中采用聯合支票(Joint Check) 的形式支付。擔保人出于自身的利益，通常會對分包商施加壓力，保證其完成工程并及時向下級分包商、供應商付款。保函中的擔保人通常是承包商認可的保險公司，在分包商違約時，擔保人在擔保額度范圍內可以決定繼續使用原分包商、雇傭新分包商或支付給承包商來完成剩余工作。如果合同條件發生改變，或其擔保的分包工程發生重要工程變更，承包商應及時通知擔保人，否則可能會導致保函的失效。

　　九、結語

　　對分包商的有效管理是承包商與分包商之間相互了解、溝通、熟悉、信任的過程，成功的承包商往往能夠建立起一個長期、穩定的分包商和供應商網絡。對于已經在國內市場或其他國家積累了相當豐富的分包管理經驗的中國承包商來說，如何將這種經驗運用到美國建筑市場中，并與當地的慣例相結合，盡快適應美國的工程、法律、合同體系，建立起自己的分包商、供應商網絡，充分發揮中國公司的特點和優勢，形成一套中國承包商特有的分包商管理體系，是能否進入美國建筑市場并長期發展的關鍵所在。

　　(本文作者工作單位為中建國際建設公司)

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