如何加強國際EPC項目文件控制管理

發布日期：2014-12-16來源：中國石油工程建設集團公司編輯：吳穎

[摘要]

　　0 引言

　　在國際設計采購施工總包工程(EPC項目)運作初期，往往面對的是與業主和咨詢工程師(PMC)的溝通和協調，如何確立運作的機制、建立互信的氣氛，文件往來將是雙方溝通的最重要形式，因此建立健全文件控制管理體系并且保證該體系有效運行尤顯重要。文件控制管理體系的建全、清晰、科學、專業化將有力彰顯企業的管理水平。

　　目前工程項目的文件主要包括有形和無形兩種形式，涉及到項目的每一個部門，而國內資料室、檔案室的管理方式，往往使人對它的印象變成看起來重要，說起來次要，做起來不要。那么如何能突破這種觀念，建立起一套強制執行的，使人信服的文件控制管理體系，以提高國際EPC項目文件控制管理水平，加快與國際通用模式的接軌，已成為國內企業在國際工程中提高競爭力的關鍵因素之一。作者對CPECC承接的科威特國家石油公司GC27/28中心處理站及其附屬長輸管線這一大型國際EPC項目和哈薩克斯坦里海北布扎奇油田100萬噸/年中心處理站及GS9/10計量接轉站PC項目的文件控制管理進行了分析和經驗總結，期望能為今后的國際EPC項目文件的控制管理提供借鑒。

　　1 在國際EPC項目運作中建立一套有效的文件控制管理體系的主要途徑

　　1.1 突出文件控制部門的權威性

　　讓文件控制管理覆蓋整個項目的各部門，將文件分類編號、格式、用紙、用印、存檔、網管、保密、傳遞等工作統一歸口到文件控制部管理。人員調動，以文件控制部的確認作為人事部門批準前的最后一道關口。

　　1.2 加強文件控制管理的專業性、科學性

　　信息化運作的項目，注定了文件種類和數量的浩繁。因此文件管理必須突出專業性和科學性。根據項目運作的特點，可采用各職能部門分散負責，文件控制部設專人對口管理、歸檔、傳遞。也可采用各部門專人負責，并兼職文件控制部某專業管理員。

　　1.3落實文件控制部門的重要地位

　　在項目執行和協調程序中，文件控制部門可定位為對外它是承包商和業主及第三方聯系的窗口，對內它既是部門管理運作體系的龍頭也是各部門之間的紐帶。在項目管理過程中，要突出文件控制部門對內對外起到啞鈴中間握柄的作用。

　　1.4 將文件控制管理貫穿項目運作全程

　　項目開工、施工、投產、收尾、交工幾個不同時期運作張馳不一，容易造成文件控制管理過程中常出現的失控狀態。如何避免這一現象的發生，考驗的是項目經理的意志力和項目管理體系的執行力。項目前期文件是項目投資、運作方式及預期結果的定性，竣工文件是項目完工實現最終移交的依據。項目的過程文件在項目的收尾階段和工程索賠過程中對承包商來說也是非常重要的，多數情況下承包商追求的是項目建設的直接利潤，要減少工程缺陷的損失及加大結算合同款的額度，都要依靠項目運作過程中的設計變更、業主調整、不可抗力影響等過程文件來支持。因此在項目運作過程中保持文件控制部門的全程參與、全程管理，對承包商來說意義重大。在項目執行中，要注重文件控制管理隊伍的穩定，人員變動時工作交接要清晰有據、過渡合理。同時，要注意利用文件控制部門的主線作用，合理運用項目執行管理軟件，追蹤項目各個環節的進度，及時發現制約工程進度的瓶頸。

　　2 在項目運作中向文件控制管理要效益和確保信息安全

　　2.1以文件控制部門為核心，建立起項目管理網絡化、無紙化辦公體系，加強保密性和安全性

　　網絡化辦公的成本和效率優勢毋庸質疑，但對運作周期較短，工作內容涉密、涉外的國際EPC項目來說，由于國內外法律體系和要求的不同，且對工程所在國的法律無法做到完全熟悉，往往容易在網絡化辦公中造成泄密，甚至觸犯所在國的法律法規，或因違反EPC合同中保密條款而遭到受害方索賠。所以將網絡管理和網絡服務的職責納入文件控制管理應是一項行之有效的管理方式。其次，在內部網絡中確立使用權限、范圍、確保數字化簽名的有效安全，加強網絡病毒的集中防范管理，都是要逐項解決的重要問題。

　　2.2 文件控制部門要負責好電子文件和硬拷貝文件的雙重管理

　　目前無紙化辦公已成為國際上衡量企業現代化管理水平的一個標志。隨著網上可傳輸數據量的急劇增大、壓縮工具的功能增強、數字化影像資料制取方法的簡化，現在幾乎全部的工程設計及管理文件都可以網上傳遞，且確保安全性和只讀性，推行真正的無紙化辦公體系條件已非常成熟。當然，無紙化辦公只是相對的，我們既要認識到它的高效、低成本優勢，也要根據不同合同條款的要求和工程所在國法律法規及國際仲裁法中對提供證據有效性的要求，建立必要的硬拷貝文件管理體系。硬拷貝文件在法律糾紛過程中能夠提供詳實可信的證據材料，可為承包商帶來更大的利益。

　　2.3 文件控制部門要做好硬拷貝資料打印的管理

　　由于施工需要和個人工作方式的喜好，工作中還要打印出大量紙質文件，對這點大多數項目都會有一個突出問題，就是軟拷貝滿天飛，硬拷貝到處堆。什么資料都是全的，但用起來，面對一堆堆的紙質文件又無從查找。同時貯存這些超量紙質文件更帶來空間損失和安全防火的隱患。菲迪克(FIDIC)合同通用條件中往往對項目文件的保密性會做出較高要求，不但隨處可見的紙質項目文件易造成泄密，而且項目收尾時大量的多余和作廢紙質文件的處理又將是一件頭痛而重要的事情。國外通常作法是作好分類后，大宗作廢資料集中直送當地造紙廠有償處理，這和國內到處有人搶的廢紙回收是兩個概念的事。因此項目初期，文件控制部門就要建立起一套文件打印控制程序，將這一問題帶來的后患降至最低。

　　2.4 文件控制部門要做好網絡使用的有效管理

　　目前網上交流已是因公因私溝通的主要載體，如果員工把精力消耗到泡網上，不僅降低工效，而且大量非工作需要的網上下載也會給病毒侵入內部網絡帶來機會。因此從網管這一環節看，加強對內部人員上網的監控也是必要的。

　　2.5文件控制部門要做好分包商文件的管理

　　現在國際EPC項目中大量采用橇塊化設計及合同分包的運作模式，對分包商文件的完整性和準確性要求越來越高。工程設計期和項目質保期內使用最多的一般是橇塊廠商文件，實際操作經驗告訴我們，國內和國外橇塊制造商對自己隨機文件的重視程度是完全不同的，這和國內設備制造商大多不重視產品外包裝的觀念很相似。在招標文件中雖然對分包商文件都有詳細要求，但在執行過程中，這一問題又常被忽視。而這種忽視的后果，一般要到交工驗收時才體現出來，這時再想回頭整理分包商文件已是事倍功半了。所以由文件控制部牽頭，在設計、施工、投產等部門的配合下，在項目運作初期及時對分包商文件的準確性和完整性進行檢查，發現清理存在的問題，對項目最終移交至關重要。

　　2.6文件控制部門要做好設計過程文件和竣工文件的管理

　　首先，要在整個項目中建立嚴格的文件發放程序，確保升版后的設計文件及時地發放到各相關部門，這樣可以保證項目執行圖紙和文件始終是最新的，以減少工程的損失。其次，針對重大工程變更，要建立必要的作廢文件圖紙強制招回制度。文件和圖紙版本的更新信息，要按時公布在內部網絡上，通知到各有關部門。第三，文件控制部門要督促設計部門做好圖紙的適時升版，減少滯后引起的圖紙誤差。第四，國際EPC項目要求竣工圖必須由設計部門負責完成，這和國內項目中通常是設計部門委托或依靠施工部門來完成竣工圖的做法截然不同。因此文件控制部門要對現場的施工記錄、工程簽證做好整理歸檔，為最終拿出一套真實準確的竣工圖創造充分條件。

　　2.7 文件控制部門要協助做好財務文件的管理

　　財務文件管理的特殊性，不同項目執行的方式也不同，但基本上財務文件是由財務部門建立、歸檔，由文件控制部門封存以備檢查和審計之需。

　　3 國際EPC項目文件控制管理的難點及克服辦法

　　3.1 善于利用多種資源，建立健全文件控制管理體系

　　鑒于國際EPC項目普遍會遇到的勞務名額限制問題，如堅持要求中小型項目在國外都建立一套完整的文件控制管理體系往往會遇到人員不足的問題。對有實力的大型公司，這個矛盾可以通過建立國內文件控制總部和國外現場分部的方式加以解決。具體做法是：通過實施跨國網絡管理，既保證工作的效率，又減少了現場人員。國內總部要起到宏觀管理和總部支持的作用，建立內部共享的國際標準和規范文庫，及時提供前方項目所需的權威性的文件資料。現場分部要根據項目特點，建立既適應業主要求又符合總部要求的管理方式，做好前后方的互補和支持。

　　3.2加快國內企業內部文件控制管理與國際通用模式的接軌

　　統一文件控制管理的模式，加快國內企業內部文件控制管理與國際通用模式接軌，建立一套讓國內外業主信服和樂意接受的文件控制管理體系。目前國內文件控制管理的地位和模式與國外公司通行的做法還有差異，這一點不但表現在國內外對文件控制管理部門的重視程度不同，還表現在對文件資料編輯存檔的內容和形式的要求也有區別。容易出現國內的管理模式國外業主不接受，而國外項目成功的運作模式在國內又無法移植，運回的資料無法及時歸檔，或者是干脆不運回國內。這點與工程質量終身負責的要求是不符的。筆者在一個國際工程中就遇到過業主20多年前建的一套石油裝置發生爆炸事故后，業主要求當時的工程監理公司，把該裝置建設時期相關的原始安裝、檢查、驗收資料全部復制，以查清問題，鑒定是否有原承包商的質量責任。

　　總之，隨著中國公司邁向國際市場步伐的加快，建立一套行之有效的，符合國際慣例的文件控制管理體系已是當務之急。相信這一體系的完善也將為中國企業在國際工程總包的激烈市場競爭中增加獲勝的籌碼。

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