建筑企業的法務部門如何給力

發布日期：2014-06-18來源：本網編輯：龔煒

[摘要]新的形勢下，如何借助企業法務部門充分發揮法務人員在參與企業的決策、經營、管理、預防和處理各種法律糾紛方面的作用，切實提高建筑施工企業的抗風險能力。

　　

現代建設工程項目的復雜性高、項目的參與方多、建設周期長，建筑施工企業在經營中面臨“兩難”，即接工程難、干完工程要錢更難，致使建筑施工企業面臨的風險因素多、風險大。風險管理已經越來越成為建筑施工企業管理體系中不可或缺的重要組成部分，而法律風險防范在加強建筑施工企業風險管理中又具有特殊重要的地位。

　　為了預防和控制風險，現代建筑施工企業內部一般都設立了專門的法務部門或風控部門，配備專職人員負責法律事務管理，在企業各建設項目的立項、改制、外事活動、投資及招投標工作中嚴格把關，初步建立起了企業法律風險管理體系。但是，在新的形勢下，如何借助企業法務部門充分發揮法務人員在參與企業的決策、經營、管理、預防和處理各種法律糾紛方面的作用，切實提高建筑施工企業的抗風險能力，也越來越成為現代建筑施工企業亟待解決的重要問題。

　　法務部門在法律風險管理中存在的主要問題

　　法務部門介入企業管理與經營活動的機會不多。在許多重大經營決策的初始階段，法務部門很少介入，沒有起到在決策階段從法律方面審查、把關、論證的預防作用，以致釀成一些本來不該發生的重大法律糾紛。法務部門的工作往往80%的權重是做企業的“保健醫生”，20%的權重是企業的“消防隊員”，大多數企業的法務部門只是發揮著“問題出現以后擔當救火隊”的作用，在正常情況下，多是“看著別人干”，活動范圍和滲透力有限。

　　法務部門的工作獨立性不強，角色定位不明晰。企業法務部門法律事務本身的操作，往往混同于其他行政事務，多是根據上級領導安排行事，未能充分地體現法務工作的專業性并發揮其優勢。到了訴訟階段的法律糾紛，往往非常重大和復雜，法務部門前期沒有介入，不了解情況，又沒有足夠的時間甚至已經沒有可能去搜集相關證據，更談不上穩操勝券了，結果使企業領導人對法務部門頗多微辭。這種使企業法務工作嚴重后置化的角色定位，嚴重阻礙了企業法務工作的發展完善。

　　法務部門的工作績效需進一步提升。盡管建筑施工企業的法務部門在人力、經費、條件都不甚理想的情況下為企業維權做出了大量的努力，但工作績效仍然很難讓管理層滿意，提升法務部門的工作績效是當務之急。

　　法務工作的方式方法需要創新。目前，大多情況下是法律糾紛出現以后，法務人員才被動應對，工作方式大都是事務型，沒有把法律風險的防范與控制作為核心業務來抓，不能很好實現法律風險防范的宗旨，更好的維護公司的權利。

　　建筑施工企業內部的法律風險監控機制不健全。比如：企業內部的管理制度不完善或執行不到位導致的經營管理法律風險，法律規范并沒有外化于各級經營管理者和全體員工的行為規范。由于缺乏有效的監督，一些項目主管人員在生產經營中的違規事件時有發生，有時為了眼前利益以身試法，嚴重侵害了企業的整體利益，阻礙了企業的長期發展。

　　提升法務部門法律風險管理能力的主要制度和措施

　　建立現代企業制度，完善科學決策機制，從源頭上防范法律風險。通過決策的預先審查制度、審慎合理的決策授權制度、科學規范的議案組織程序等，逐步建立起科學的決策機制，并將建立健全法律風險防范機制與加快建立現代企業制度、完善法人治理結構有機結合起來，有效地提升企業決策層和高管人員法律風險的防范意識，使法律風險防范機制成為建筑施工企業內部控制體系的重要組成部分。

　　為實現這個目標，首先，要讓各級領導重視風險，知道事前防范比事中控制重要，事中控制比事后補救付出的代價更小。作為法務部門，應采取多種方式，利用多種宣傳工具，加大宣傳力度，通過各種會議宣傳風險防范的重要性。其次，通過多種途徑提高各級領導的風險防范意識。在公司內部舉辦各種形式的培訓班，邀請全省，乃至全國建筑行業的著名專家針對不同層次的領導進行有針對性的培訓;根據不同情況，建議不同層次的領導參加國內外不同形式的培訓，引進先進的管理經驗;定期舉辦或選派有關人員參加省、市、區舉辦的法律知識競賽活動，并多次獲得上述單位的獎勵;對新職工進行崗前法律知識培訓;再次，要注重理論緊密聯系實際。法務部門常年訂購各類法律書籍及報刊、雜志，重要的書籍隨時發放;在公司內部的報紙上設有專刊，及時刊登典型案例;遇到特殊情況，專門制作簡報，發給中層領導人手一份，要求各單位組織學習;通過報紙和簡報形式，把國家法律、法規、政策適時貫輸到每個領導干部和職工中去，同時，還要求各單位將生產經營中出現的有關法律事務及時報告、總結，及時給予指導和幫助。

　　制定和完善規章制度，健全內部監控機制。建章立制工作在法律風險管理方面具有特別重要的地位，企業內部要建立科學、規范的法務部門工作制度和工作流程，明確企業法務工作者處理企業法律事務的權限、程序等。

　　在建筑企業，合同的審查和管理非常重要，只有利用積極的風險監控措施，多角度地運用法律思考，規避或削減風險損失才是最有效的途徑。我們在這方面實行了《合同審查和會簽制度》。比如：一份建筑工程施工合同，各單位相關人員在合同談判時，要認真審查各項條款，合同草擬后，要分別經過公司負責經營主管、生產主管、管理主管、財務主管和法律主管領導的審查、修改、批準后，才能正式對外簽訂。

　　為了規范公司工程項目成本、資金管理，合理控制成本費用和資金支出，防范經濟風險，維護項目承包人合規經濟利益和正常生產經營秩序，我們還制訂了《工程項目成本、資金監控規程》，以文件的形式下發到各單位。該規程就適用范圍、監控內容、項目成本管理責任主體、合同審核及審核流程等內容做出了非常詳盡的規定。比如：合同審核流程：各類合同通過公司綜合項目管理系統“合同管理” 模塊審批。流程如下：

　　勞務分包合同：項目勞資→項目負責人→單位經理→公司勞務部

　　材設購租合同：項目材設→項目負責人→單位經理→公司財務部

　　專業分包合同：項目預算→項目負責人→單位經理→公司財務部

　　同時還規定以上合同簽訂均須使用公司統一的標準合同文本，經“合同管理”流程審批后，紙質文本轉財務/勞務部門加蓋公司合同審核專用章→項目所屬單位加蓋公章→原件交成本監控中心一份，作為財務部支付合同資金的控制依據之一。由于“甲定乙購”等特殊原因，簽訂合同未使用公司標準合同文本的，必須經“合同管理”流程審批并加蓋公司合同審核專用章后，項目所屬單位才能加蓋公章。凡未加蓋公司合同審核專用章的，財務部不得簽批支付資金。

　　各單位應設專(兼)職合同管理員，負責簽訂合同使用規定文本、審核、審批傳遞、登記、保管、存檔和移交等工作。

　　另一個重要的制度就是公章管理制度。公章是行使權利和承擔責任的象征，為確保公司利益，加強公司的印章安全性、嚴肅性、合法性，防范印章使用可能產生的風險，保障公司信譽，強化程序，明確責任，特制訂了《公司印章管理使用辦法》，公司印章由公司辦公室安排專人管理，公章使用必須經過嚴格的登記、審批和管理程序。原來有些企業，各下屬項目管理部門都刻有自己的公章，但卻無專人保管，致使公章隨意使用，有時發生糾紛后，糾紛的另一方趁其不備，或內部人員在沒有核實清楚時也隨意使用，這些行為會往往給企業帶來無法挽回的損失。通過實行公章管理制度，統一公章使用的范圍和辦法，規范使用程序，從而能夠避免不必要的糾紛，也可以促進企業內部監控機制的進一步健全與完善。

　　建筑施工企業要完善法律管理職能，逐步建立由企業主要負責人領導、法務部門與業務部門共同參與建立的，以事前法律風險防范為主的組織模式和工作機制，只有建立一套完整的制度，才能保障企業法務部門真正發揮其應有的職能。

　　從多方面給力，提升建筑施工企業法務部門的工作績效。首先要創造條件，設崗定員，把培養法務人才納入企業整體人力資源管理的范圍，吸收和培養即懂經濟和企業管理又懂法律及其實務的復合型法務人才;其次要切實提升法務人員在企業管理中的地位，“有位才有為”，有條件的單位要設立法務經理，使企業法務真正進入決策層;再次要改進法務工作的方式方法，逐漸實現由事務性向管理型轉變，由被動向主動參與轉變，將法律風險的防范與控制作為核心業務;最后要提升法務人員的工作能力，加強對法務人員的培訓，改善工作條件，建立一套完整的激勵機制和獎勵辦法，全面提升法務部門的“戰斗力”。

　　實行辦公信息化管理。建立信息化辦公系統，能夠為建筑施工企業建立法律風險管理的長效機制提供基礎保障。比如：有助于固化風險管理流程，減少人為因素的影響，將法律風險管理的內容嵌入公司生產經營管理流程，提高工作效率等。

　　完善建筑施工企業法務工作機制的方式方法

　　法務工作的方式、方法應當充分體現服務于建筑施工企業經營目標的指導思想。首先，應當注意與企業其他部門的有效溝通，認真傾聽他們的想法與意圖，想辦法從法律上將這些想法、意圖完善。其次，建筑施工企業法務部門必須具備專業操守和職業素養，得到企業員工發自心底的認同。只有企業員工認為法務部門的介入確實讓其產生了實實在在的安全感時，法務部門及其工作人員才算真正融入到公司的服務管理隊伍中。再次，企業法務人員應充分認識到企業效率的重要性，在保證規范的前提下，最大可能地提高工作效率。法務工作滲透到企業業務的各個環節，但有時并不易讓人察覺，或一時不易讓人理解，效果暫時不易得到體現。這就要求法務人員在工作作風上堅持虛心、細心、耐心、恒心：虛心請教相關人員，熟悉相關背景與流程，不能以偏蓋全，草率作出法律判斷;細心思考經營中可能面臨的風險，尋求最合適的規避方式，不能因為經營存在法律風險，法務人員將來可能承擔責任，而一概回絕;耐心解釋法律結論，說服相關決策人充分考慮法律判斷，不能武斷、草率;持之以恒，腳踏實地，精益求精，做好每一件小事。

　　總之，在建筑施工企業內部設立專門的法務部門有其不可替代的特點和重要功能，對于建筑施工企業保護自己、發展自己不可或缺。建筑施工企業要創新管理模式，提高法律風險預見和防范能力，提高自身依法決策、依法管理、依法辦事的能力和水平，加快建立規范的法人治理結構，建立健全科學、規范的建筑企業法務工作制度，為全面建設小康社會和構建社會主義和諧社會做出更大的貢獻。

　　(作者：河南五建建設集團有限公司 孫國民 楚惠玲)

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