信息化助力企業精益管理

發布日期：2014-10-08來源：編輯：龔煒

[摘要]精益管理為企業發展提供了一條新路，而信息系統與企業管理的有機結合無疑是最直接的有效工具。

　　隨著企業經營業態多元發展，生產規模持續擴張，產業鏈條不斷延伸，管理粗放問題也隨之突顯。“工欲善其事，必先利其器”。信息化為解決建筑企業管理難題，推動企業經濟運行質量與管理提升、管理模式甚至商業模式等變革中發揮著不可或缺的作用，日漸成為企業核心競爭力提升、國際化經營的基礎性支撐，其水平高低也已成為企業能否達到世界一流管理水平的重要標志。

　　近兩年來，中鐵電氣化局集團(以下簡稱“電氣化局集團”)按照“建設精益財務，推動管理提升”的指導思想和“頂層設計、財務引領、業財融合、部門聯動”的理念及“業務處理流程化、流程控制固定化、定性工作表單化”的方向，組織構建了以全面預算為龍頭，集中管控為核心，資金支付為關口，協同辦公、業務管理、財務管理、分析預警“四位一體”的業務財務一體化綜合管理信息共享平臺，有力地推動了企業管理和經濟運行質量的再提升，為施工企業構建適應精益管控需要的信息化模型提供了借鑒。

　　匯聚眾謀科學規劃，頂層設計部門聯動

　　信息化不是單一的IT系統，而是一個極其復雜的人機系統集成，不但涉及到對現有制度、標準和流程等進行再造，而且還要改變依賴“線下”與“近距離”的操作習慣;同時要處理好企業內外和上下級等各種關系，消除害怕信息公開透明、遠程處理業務引發風險及削弱基層權力的顧慮，將不可避免地觸及企業部門利益，需要改變原有的管理觀念和模式。與此同時，就如何擴展功能、升級系統，始終滿足企業發展需要;如何充分發揮優化資源配置、降低運行成本的作用;如何最有效地促進內控管理、防范經營風險;如何把技術與管理有機融合，實現應用價值最大化等，仍將是大多數企業面臨的挑戰。

　　調動一切積極因素，確保信息化建設目標的實現。我們通過審視傳統會計電算化存在的缺陷，研究世界一流企業“財務共享服務中心”的理念和模式，得出當前建造行業財務信息化存在六個方面的弊端：一是信息化水平偏低;二是管理粗放;三是制度執行不到位;四是財務職能未能充分發揮;五是決策信息質量不高;六是風險隱患堪憂。同時，我們將管理信息共享理念與施工企業實際需求認真對比分析后認為，施工企業特別是“四電”集成施工業務的特點和商業模式與制造、通信、一般服務等行業有著本質差異。工程項目不具備制造業產品工廠流水線作業的可復制性，不具備制造業批量產品的生產重復性和高度同質化，不具備制造業產品技術、工藝的標準化程度，不同于通信、服務等行業側重于費用管控的模式，面臨的客戶行業分類和產品需求比制造、通信行業更具多樣化。

　　符合企業實際是信息化建設的根本。目前，國內建筑施工企業推行業務財務一體化共享服務中心尚沒有成功案例可以借鑒。電氣化局集團從事鐵路“四電”工程，工期緊、周期短、設計標準高、客戶需求多樣化，物資成本比重普遍在70%以上，成本發生地點極其分散，完全依附工程項目所在區域，其業務活動的關鍵點、集結點及控制點與施工現場高度關聯，業務與財務需要整合。如果脫離業務財務一體化，構建財務共享服務中心將會導致以下情況發生：一是難以發揮財務管控功能;二是增加了迎審迎檢風險及成本;三是“法人管項目”制度難以落地;四是業務財務不能有機融合。如果沒有業務財務一體化作為基礎，實施管控借助于組織架構和物理地點，業務活動與系統運行分離，則難以解決業務分散運行，相關系統不集成，“多張皮”相互排斥，以及信息孤島、資源不能共享等問題，更無法滿足企業管理提升和價值創造的需要。

　　為確保業務財務一體化綜合管理信息共享平臺適應企業長遠發展需要，在電氣化局集團的統籌部署下，從提升管理功能，滿足就地審計、就地繳稅和業主監管等需要出發，分析行業特點、業務特性、成本管控、業財融合等因素，按照“建設精益財務，推動管理提升”的指導思想和業務處理流程化、流程控制自動化、控制標準數字化、數字采集表單化的方向，及“一條主線、兩個基礎，三個轉變、四位一體”的建設方針和“頂層設計、自主研發、協同建設、分步推進、全面應用、持續優化”的建設原則，制定了以全面預算為龍頭、集中管控為核心、資金支付為關口和“四大系統”、“二十九個模塊”、“六大目標”為內容的綜合管理信息共享平臺建設規劃。

　　成立專業的研發團隊。按照平臺建設規劃，電氣化局集團聯合久其和同望軟件公司成立了項目研發組，以理論研究為指導，按照“需求調研，設計方案、梳理業務、定制功能”的路徑和一鍵式操作的“傻瓜相機”原理，集中業務和技術骨干上萬人天，召開各類研討會議上千次，梳理流程2000多條，定制表單上萬張，固化植入系統，聯通業務數據，統一對接口徑，優化處理規則，完善系統功能。目前平臺門戶搭建成功，四大系統無縫對接，二十九個模塊有序上線。

　　該平臺建設帶給我們的深刻體會是：信息共享平臺要高效運行，首先，推行財務信息化需因企而宜。雖然財務信息化是一種先進的工具，但未必服每個企業的水土，特別是，不能買來軟件公司產品就用，需要量身定做、切合實際、滿足需求。其次，建設平臺需要融入制度、流程、標準。構建業務財務一體化綜合管理信息共享平臺，需要夯實“流程再造、制度完善、標準統一”三大基礎，并融入平臺，從而實現以業務活動驅動財務管控,以財務管控倒逼業務活動規范的效果。其三，部門聯動是業財融合的前提。要有效推進業財融合，必須以財務引領，各業務部門聯動，才能為構建信息共享平臺奠定基礎。其四，安全管理不容忽視。平臺存儲了企業經營活動形成的大量財務與業務數據，安全保密至關重要，需要按照國家有關信息安全保密規定及技術規范，健全信息化安全保障體系。

　　信息化建設推動管理變革創新的效果顯著

　　財務人員得以解放，向管理會計、戰略財務轉變。對于企業日常事務性管理工作，財務人員正向“業務人員解決事務性問題、管理者解決技術性問題、領導層解決挑戰性問題”的管理會計、戰略財務轉變，正符合經營管理型會計利用有關信息預測前景、參與決策、規劃未來、控制和評價經濟活動的功能。可以自豪地說，以業務活動驅動財務管控,以財務管控倒逼業務活動規范的良性互動局面在電氣化局集團各個業務層面開始顯現。

　　助推管理理念轉變，精益求精的企業文化逐步形成。我們認為，精益管理是一種理念，更是一種文化。推行精益管理的重要前提是實現管理理念上的轉變，在全員中營造精益求精的文化。電氣化局集團通過全員應用系統，逐步強化員工“主動參與、精益管理”理念，正在培育出“全員參與、持續改進、精益求精、追求卓越”的企業文化。

　　打造出復合型人才和精細化管理團隊，確保了精益管理舉措落地。電氣化局集團結合信息化建設和應用工程，細化業務分工，狠抓隊伍培養，正在成長出一批具備先進理念、掌握IT技術、通曉專業技能的復合型人才和精細化管理團隊，確保了精益管理舉措落地。

　　精益管理轉型效果顯現，企業管理和經濟運行質量顯著提升。電氣化局集團按照分步實施、穩步推進、試點引路、全面推廣原則，在選擇代表性工程承包板塊試點的基礎上，隨即在電氣化局集團所屬企業全面推廣，成績有目共睹：一是會計核算賬套由571個整合為20個、對外報表自動生成率達90%以上、50%以上財會人員轉變工作職能，同時，實現了零時差、零距離管理和一站式、標準化服務;二是確保了所有上線模塊全部應用、所有單位上線使用、所有業務線上辦理、所有支付憑證自動生成的“四個所有，滿足了就地業主監管、稅務稽查、國家審計等要求;三是實現了賬表、業務活動與財務運行、“法人一套賬”與集中管控、資金支付與成本費用控制、信息共享與分析預警、平臺運行與精益財務的“六個一體化”;四是實現了工作效率、信息質量、預算管控、制度執行力、集中管控、資源配置效率、法人管項目水平目標的“七個提升”;促進了業務部門職能從事后反映型向價值管理型轉變，經濟運行從粗放管理向精益管理轉變。

　　持續推進信息系統與企業管理結合的精益管理之路

　　精益管理為企業發展提供了一條新路，信息系統與企業管理的有機結合無疑是最直接的有效工具。面對新的市場機遇和挑戰，電氣化局集團將在五個維度全面推行精益化管理工作。

　　財務組織精益化。一是成立財務共享中心，設置預算考核、資金結算、集中核算、監察內控四個分中心42個崗位，優化權限設置，集中出納業務，上收網銀密鑰，遠程處理業務，強化集中管控。二是以核算單元視角，細化業務分工，轉崗會計人員，優化崗位職能，明確會計崗位與業務活動的對應關系，促使工作目標更加明確、內容更加具體、分工更加專業化、權責更加明晰化、業績考核更加定量化。三是結合財務信息化建設，加快隊伍建設，優化會計結構，培養集信息技術與專業知識于一體的管理角色的復合型人才。

　　全面預算精益化。一是從組織架構和預算編制、執行、分析、監控、考核等環節入手，完善配套制度，明確職責分工，建立各部門參與的協同聯動機制。二是按照“自下而上、逐級審核、自上而下、層層分解”原則，統一編制規則，統一表單格式，統一數據口徑，綜合考慮影響成本效益的因素，夯實編制基礎，解決預算編制數據不準確、編報不及時、業務量大等問題。三是借助系統模塊，優化全面預算管理的事前預測、業務指引、過程控制、動態監測等功能，保證全鏈條的預算閉環管理得到落實。

　　成本管理精益化。完善內部定額，統一預算編制標準，逐級分解預算，層層交底責任，確保預算切合實際、責任落實到終端。系統融入先算后干、先批后支、單機單車、單項合同等管控理念和投標、采購、設計、生產、物流、服務等技術手段，優化責任單元劃分、數量統計、價格平臺、預算編制、核算分析、過程監控、科目轉換、費用還原等功能。以單項合同和九大費用為基礎，以責任單元為對象，支持多維度成本核算、控制、分析、評價，促進成本預算、核算、控制、分析精細化。

　　業務核算精益化。以提供精確信息、支持精細管理為目標，細分核算單元，完善輔助科目體系，規范業務處理。統一管理政策、核算制度、工作標準，優化基礎設置。定制業務活動與會計記錄同步處理、自動對賬抵銷、自動生成憑證、穿透提取、追溯聯查等功能，統一數據采集、處理、交換等規則及核算口徑與標準，支持業務單據自動生成會計憑證，業務數據自動轉化會計數據。借助輔助核算功能，細分核算單元，支持成本、費用、勞務、物資、資產、薪酬、債權、債務、現金流等每筆業務、每個單元精細核算，提高業務和會計信息的準確性、時效性和完整性。

　　分析評價精益化。一是圍繞經濟運行主線，構建一套精細有效的監督檢查、分析評價、考核獎罰體系，促使全員算經濟賬、全員落實責任、全過程控制風險。根據各部門、各層級管理需求，設置多視角、多維度、多元化的監督、分析、評價、考核等指標，構建經濟運行“晴雨表”指標體系。二是以每項業務、每道工序、每個崗位、每項作業、每個環節為對象，統一規范評價標準，建立面向全員、全業務活動的監督考核機制，保證人人、事事、時時、處處有目標、有責任、有監督、有考核。在精細預算、精確核算的基礎上，對各責任主體工作業績進行過程監督、分析、評價、考核，促使個人價值與企業價值趨同，激發企業活力。

　　雄關漫道真如鐵，而今邁步從頭越。信息化建設只有起點沒有終點。為實現信息技術與企業管理的完美融合，中國鐵建電氣化人將持之以恒加快信息化建設，與時俱進，開拓創新，持續推動管理提升，實現企業跨越發展，成就中國鐵建之夢。

　　(作者:中國鐵建電氣化集團有限公司副總經理、總會計師 張國俊)

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