管理信息化實踐中十大誤區

發布日期：2014-07-03來源：本網編輯：龔煒

[摘要]大量實踐經驗提醒我們，在管理信息化上需要特別注意信息技術本質特性及其適用范圍，注意“人”在管理系統中無法被取代的那些作用，合理定位人與計算機在管理系統中的不同角色，劃清人機分工的界限。

　　　信息技術的本質特性

　　計算機從20世紀40年代誕生至今，已經歷了4代，計算速度、存儲容量大幅提升、價格大幅下降。與此同時，計算機軟件也隨著面向對象程序設計方法的出現以及萬維網(World Wide Web)的普及，系統開發工具和商品化的應用程序大量出現，使得計算機進入了一個大發展的階段，普通人甚至兒童也成為計算機的使用者。

　　雖然計算機性能大幅提高，開發工具層出不窮，但計算機的體系結構都是相同的，到目前為止計算機本質上只能處理二進制編碼的數字信息，程序設計的主流數據庫技術基于關系模型(需要對處理的數據信息進行格式化處理，一般表現形式為二維表)。適合這種計算機特性的應用領域包括：科學計算、數據處理(信息處理)、實時控制(過程控制)、計算機輔助工程、計算機通信、人工智能等。在建筑施工行業類似的應用有：文字及報表處理、資料存儲及檢索、結構計算及有限元分析、預算報價、CAD、二維及三維動畫制作、BIM、計算機輔助控制船機設備、電子郵件等。計算機在重復計算、機械記憶、快速通訊、標準化過程控制等方面表現出人腦不可比擬的優勢。

　　基于計算機的本質特性，計算機并不善于應對非程序化、非標準化的隨機事務，尤其是模糊問題。在管理活動中有著遠比二進制邏輯復雜得多的業務邏輯，關系模型也不能覆蓋全部實際業務模式，管理信息不能全部按關系模型格式化，大量信息是非結構化的，難以用關系型數據庫去處理。現實中還存在層次模式，甚至更復雜的網狀模式。在管理領域計算機面對的挑戰已不再是計算機性能及價格問題。

　　大量實踐經驗提醒我們在管理信息化上需要特別注意信息技術本質特性及其適用范圍，注意人在管理系統中無法被取代的那些作用，合理定位人與計算機在管理系統中的不同角色，劃清人機分工的界限。

　　建筑施工行業的管理特性

　　按照管理大師彼得·德魯克的觀點，管理學既不是一門藝術也不是一門科學，而是一種實踐。管理的主體是管理者--人，不是機器。管理特性在本質上存在模糊性、非量化性、非標準性、還有突發性及個性化等。不可否認在管理過程中存在可以量化、標準化的信息與流程，但更大量的還是難以量化、難以標準化的隨機過程，甚至還存在文化、傳統習俗及其他精神層面的影響。

　　建筑施工行業在施工生產過程中極易受天氣、地質、海浪這些自然因素的影響，還容易受業主變動、設計變更、政策調整、政治動蕩這些人為及社會因素的影響。施工生產過程包含大量非可控的變數。建筑施工企業管理系統是一個充滿不確定性的復雜系統。這些行業特性與計算機本質特性不相容，直接造成行業管理信息化的復雜性與艱巨性。目前還沒有任何產品化的人工智能系統、計算機系統適應這類性質的業務。管理及行業特性決定了建筑施工行業管理信息化建設不能簡單照搬標準化、產品化及工具化的思路。

　　建筑施工行業管理信息化中的誤區

　　領先的系統架構、高性能的計算機硬件配置、足夠的網絡帶寬、技術先進的軟件系統、冠以現代理念的管理咨詢及流程梳理，并沒有保證取得管理信息化的成效。通過分析行業以往管理信息化失敗的案例可以發現，建筑施工行業在管理信息化過程中存在以下一些誤區：

　　信息技術認識誤區。用戶因缺乏信息化專業背景知識，受一些廣告宣傳及營銷人員誤導，容易被計算機的表面智能特性迷惑，將管理信息化等同為管理智能化，以為電腦可以取代人腦，對信息化產生不切實際的期望，提出一些無法實現或實施難度極大的要求(有的用戶認為將施工圖紙掃描之后，計算機就能算出工程量。有的用戶認為計算機不會出錯)。一些用戶認為在人腦中十分簡單明了的事情在計算機中也是如此，認為對人而言十分厭惡的重復勞動計算機也會難以承受。

　　計算機目前還不能像人腦一樣思考。計算機表現出的智能是一種建立在二進制邏輯基礎上的低級智能，完全不能與人腦相提并論。在管理中人腦十分擅長的一些工作對計算機而言十分困難。計算機沒有協調、經驗直覺、多層次抽象和自我改進等能力。信息系統可以輔助但不能代替管理人員決策。

　　管理認識誤區。信息化專業人員因專業思維習慣和不熟悉管理(特別是不熟悉中國式管理)的原因，容易采用二進制邏輯方式表達現實中的一些現象，認為管理學是一門等同數學、物理學的科學，相信管理過程可以像生產線一樣準確控制，像二進制邏輯一樣非此即彼。

　　管理過程特別是施工企業管理過程中充滿不確定性及差異性，經常要依據不完整的信息進行判斷與決策。這種決策活動不能簡單地用“同意(yes)”、“不同意(no)”操作，在實踐中常常表現為一段模棱兩可的文字。采用精確模式設計的管理系統往往經不起管理實踐的考驗。

　　還有一種管理認識誤區是認為管理決定信息化成敗，只要管理搞好了，管理信息化就不成問題。在行業內管理良好的企業也存在信息系統實施風險。成熟的管理體系并不能絕對保證信息系統實施成功，管理信息化實踐中不缺乏這類案例。建立管理信息系統除了對管理體系有要求之外，還必須高度重視系統實施過程管控問題，高度重視管理信息系統復雜性的問題。管理信息系統建設是帶有項目管理特性的實施過程，業界至今沒有建立一套標準化、程序化的科學實施方法。即使有好的管理體系，忽視對信息系統實施過程的系統管理，也會導致系統實施失敗。

　　大公司誤區。相信大公司更能保證管理信息系統實施成功，尤其是對缺乏信息化實踐經驗又面臨信息化壓力的用戶更容易接受這一觀點。信息化專業大公司并不是保證管理信息化一定成功的充要條件。信息化專業大公司包括一些國際性的信息化專業大公司在管理信息化中失敗的案例并不罕見。不可否認信息化專業大公司具有很好的整體實力，擁有更多的資源，這些優勢往往在標準化、工具化產品中有充分體現。搞管理信息化本質上是一種專業化服務，而且具有長期性、個性化的特點，大公司的優勢并不一定能很好體現出來。其中最大的挑戰之一是性價比的問題，大公司的服務成本往往較高，用戶購買服務時要考慮系統使用價值、企業規模、盈利水平、管理現狀、系統維護升級成本等諸多因素。用戶與大公司在這些方面容易產生矛盾，甚至導致系統實施失敗。

　　業務需求誤區。一是認為用戶一定了解自己每天接觸的業務，用戶可以對業務需求自明、自知、自述，用戶自然應該承擔業務需求分析的責任，至少承擔講清楚業務需求的義務;二是認為通過開會討論加上訪談、問卷調查的方式就能完成最終需求分析報告，按“瀑布式”的開發模式進行需求分析。

　　開發方在系統實施中要求由用戶自己提出并最后確認業務需求，或者要求用戶僅憑書面分析報告確認業務需求，在系統實施中嚴格限定用戶對需求的變更。這顯然對用戶不公平;反過來，用戶認為開發方具備專業能力，可以完全理解自己的業務需求，認為開發方僅憑自己模糊的口頭表達就能抓住業務需求的關鍵，用戶有時還會提出一些不符合邏輯、自相矛盾的需求，在系統實施過程中對需求變更過于隨意，意識不到需求管控對系統實施的重要影響。這對開發方無疑也是一種不公平。

　　大量實踐證明，由于系統的復雜性及專業性，用戶難以承擔業務需求分析重任，只能在需求分析中扮演提供素材的角色;即使專業人員，僅憑訪談加書面問卷，也難以完成復雜系統的需求分析。需求分析是一個動態、循環、迭代的過程，需要原型甚至相似實際系統的幫助。將大量資源用在口頭討論、書面報告、問卷調查上對提高需求分析質量的幫助不大。

　　行業差異誤區。盲目借鑒其他行業信息化成功案例，忽視行業差異性對信息化的影響。信息技術在基礎層面是高度抽象與統一。通用的信息技術覆蓋了各行各業。但到了管理層面，由于管理的差異化個性化導致信息技術通用性在管理應用層面失效。無視這一點會導致不顧行業差異直接照搬其他行業信息化經驗與模式，造成信息系統與實際業務管理模式沖突。

　　在國內其他行業如金融、電訊、制造、運輸、稅務、醫療、物流等率先在信息化上獲得成功。這些行業核心業務具有規范化、標準化、程序化、數字化、緊耦合的業務特性，這些行業的核心業務與計算機在本質特性上相融合、不沖突，信息化面臨的挑戰主要來自純技術、純邏輯層面。建筑施工行業管理信息化不能盲目照搬這類行業信息化的建設模式。建筑施工行業總體信息化發展水平比其他行業相對滯后，與行業特性差異不無關系。

　　信息孤島誤區。僅從片面的純技術角度看待信息孤島問題，采用高度集成化、一體化的、緊耦合的技術方案建立信息系統、應對信息孤島問題，結果又導致產生信息系統總體僵化、缺乏可擴充性，甚至被系統捆住手腳等問題。信息孤島是一種復雜的大系統現象，涉及行業管理、企業內部管理、信息技術、社會環境等多種復雜因素，不是僅靠技術方案可以解決，更不可用緊耦合的總體系統架構來應對。要學會從更高的視角看待信息孤島問題，采用系統化的思路化解信息孤島困擾。

　　開發模式誤區。一是按照標準化、工廠化的管理模式建立管理信息系統。企圖用信息化手段強制改變員工的管理行為，實現標準化管理，甚至改變企業管理模式。管理系統不是生產線，每個職能部門每個崗位都需要某種程度的判斷與決策，系統要有足夠的柔性才能保證系統的實用性。剛性的管理信息系統違背管理特性，也違背管理者的人性，最終也難以達到標準化管理的目的。

　　二是按照工具化、產品化的實施模式建立管理信息系統。管理信息系統帶有一定工具化特性，但不能完全等同于工具。管理信息系統最多只能達到半成品化。由于企業外部市場環境千變萬化，企業管理體系不是靜態系統。管理信息系統需要隨管理系統調整不斷變化、優化。管理信息系統是動態的系統，管理信息系統建立、運行、維護是一個長期動態服務過程，不是標準化定型產品生產過程，不是標準化產品購買行為。在系統開發、運行、維護上要注意這一特性。

　　信息化規劃誤區。過度強調信息化規劃的作用，認為系統規劃水平高低、詳細與否將決定管理信息系統成敗。這種看法忽視了管理系統的復雜性與動態性，夸大了規劃應對不確定性的作用。管理信息化建設過程是充滿變化的動態過程，要面對大量不確定因素，信息化規劃只能是起指導大的方向和目標的作用，需要在實施中動態調整。信息化實施過程管控水平的高低比信息化規劃水平的高低更為重要。

　　信息化價值誤區。不僅專業公司，還有用戶有時會自覺不自覺地夸大信息化的價值，甚至將企業的績效與信息化過度關聯。有的企業遇到困境，企圖靠信息化來解決企業生存問題。

　　信息化為行業帶來的價值毋庸置疑，但管理信息化的價值難以量化(這是世界性的難題)，大都只能定性分析評價，這是由管理特性決定(管理本身的價值也是如此)。對管理信息化的價值不宜過度夸大，不宜將企業的績效與信息化過度關聯(難以在邏輯上證實)。否則會對信息化建設帶來反面效果。

　　管理信息化可以帶來效率提高，也可能促進管理提升，但管理信息化并不神奇，不能認為信息化是靈丹妙藥，包治百病。擺脫企業困境最大的希望還是在人的身上，管理體制與企業文化常常表現得更神奇。

　　實施策略誤區。一是認為一把手是關鍵，管理信息化成敗與否全靠一把手(實踐中較多情形是將失敗的責任賴到一把手身上，即使領導給予資金支持，仍會責怪領導沒有帶頭使用系統);二是急于求成，不顧企業管理實際狀況，認為只要加大投入，加大信息化推進力度，就可能讓信息化建設跨越式發展，快速達到一個更高水平。

　　領導支持與否對企業管理信息化至關重要，但信息化是一項復雜的系統工程，信息系統成敗與否涉及諸多因素：企業管理模式、傳統習慣、業務特性、人才隊伍、技術方案、實施策略等。不宜將一個復雜系統的成敗與否簡單歸結到某一個點上、某一個角色的身上。

　　國內外信息化發展實踐證明，企業信息化發展存在階段性的規律，管理信息化階段劃分理論在國際上有“諾蘭模型”、“米歇模型”等。國內業界也有一些類似的階段劃分模型。國資委在2007年出臺的對中央企業信息化建設情況分析排隊的評價標準，(國資發[2007]8號)文。通過9項指標的分析，將中央企業信息化建設情況分成5 檔，也對應企業信息化不同發展階段。大量實踐證明搞信息化建設往往欲速則不達。

　　由于行業管理信息化實踐的豐富性、復雜性、多樣性，一定還有其他一些信息化誤區。筆者受個人專業水平及經驗局限，不再一一列舉。上述信息化誤區主要來自實際經驗感受與觀察，不具備理論上的通用性，但希望對業內同行在信息化建設實踐中起到拋磚引玉、規避風險、少走彎路的借鑒作用。

　　對建筑施工行業管理信息化的建議

　　2012年國資委在開展中央企業管理提升活動中，將管理信息化作為一個獨立板塊，并且組織推進信息化登高行動。為了避免將信息化建設變為一項昂貴的形象工程,建筑施工企業搞信息化建設,必須堅持從實際出發, 堅持按客觀規律辦事,充分認識行業信息化建設的復雜性與艱巨性,堅持長期持續穩步科學推進信息化建設。對建筑施工行業管理信息化提出以下幾點建議：

　　加強人才隊伍建設。建筑施工行業信息化起步早，總體推進速度落后其他行業，人才短缺是其中重要原因之一。建筑施工行業信息化人才隊伍建設存在短板：缺乏信息化建設人才隊伍的系統規劃、激勵政策、管理辦法、培養措施。行業信息化人才大多處于自生自滅狀態，企業難以吸引高素質人才加盟信息化建設隊伍。行業在傳統業務人才培養上有一套成熟的體系，其中好的做法、經驗可以借用到信息化隊伍建設上來。但還要注意信息化專業人才與傳統主營業務人才的差異性，注意行業信息化專業人才與信息化專業公司人才的差異性。

　　完善管理辦法促進行業信息化健康發展。采用特級資質考評促進行業信息化發展是管理辦法之一，推行中因種種因素出現了一些偏差。面對行業規模龐大，系統復雜，管理標準化基礎薄弱等現狀，有必要結合行業實際及這些年信息化實施情況，客觀評估標準的內容，制定更加科學可行的管理辦法，促進行業信息化健康發展。

　　客觀評價行業信息化典型案例。典型案例對行業信息化建設有示范作用，基于目前行業信息化發展實際總體水平，還沒有行業公認的完美案例。在現階段既不要夸大典型案例，也不必苛求典型案例。從行業實際出發，只要案例在某些方面對大家有啟發作用就可以實事求是地宣傳，為其他用戶帶來啟發作用。

　　加強對行業管理信息化基礎性研究。目前專業公司推出的信息化解決方案仍側重純信息技術，與行業用戶實際應用需求存在一段距離，需要結合行業管理需求及管理特性，研究具有建筑施工行業特點的管理信息化基礎技術：包括系統架構、異構系統集成、業務流程、業務功能模塊、信息共享模式、實施過程管控、信息化建設模式等。重點要解決如何將信息技術與行業管理相融合，如何搭建管理與技術之間的橋梁，如何保障管理信息化可持續。

　　借鑒國際先進施工總承包企業信息化的經驗。國際上發達國家與地區的大型施工總承包企業在管理信息化上走在業界的前面，經過了實踐檢驗，其中有些經驗、理念可以借鑒。但要注意不能生搬硬套，要結合國內行業特色消化吸收應用。

　　建立良性的行業信息化合作模式。經過幾十年發展，行業用戶與專業公司在信息化上的合作狀況并不樂觀。面向行業的信息化專業公司還沒有發展壯大，沒有形成行業高度認可的管理信息化品牌。經歷過信息化實踐的用戶付出的代價與得到的回報還不成比例。專業公司與用戶之間還沒有建立起完善的良性合作模式。專業公司要生存、發展、壯大，用戶要借助專業公司推進管理信息化，雙方之間有博弈，也有合作的交集。在管理信息化上，用戶與專業公司要么共贏，要么共輸，大家需要認真思考如何共同營造良性的行業信息化合作模式。專業公司這些年在行業信息化中付出了努力，做出了貢獻，但還有很大的提升空間。用戶這些年在管理信息化中得到了鍛煉，實現了一些價值，也需要繼續加強自身信息化綜合能力的提升，這樣才有可能與專業公司形成優勢互補，良性合作，共同促進行業信息化健康向前發展。

　　信息化是全球性潮流，無論遇到多少困難，趨勢不可阻擋。“近年來，在政策引導和管理需求的雙重推動下，施工企業的信息化建設實現了快速發展。特別是以260多家特級企業為代表的一批企業，率先展開的積極深入的信息化實踐，為行業信息化的推進積累了寶貴經驗。”[中施企協信息字〔2013〕01號]。盡管行業核心管理業務信息化實施效果尚不盡如人意，只要堅持下去，不斷努力、不斷總結、不斷學習、縝密思考、穩步推進、持續改進、跬步千里，建筑施工行業信息化一定會迎來明媚的春天!(作者：中交第四航務工程局 鄧和平)

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