工程物資價差量差管理的具體做法（二）

發布日期：2014-08-28來源：本站編輯：鐘曉顏

[摘要]

　　構建信息系統，實現物資價差量差管理信息化

　　物資價差量差管理涉及大量、繁瑣的統計、計算與報表，為了讓員工從繁重的勞動中解放出來，葛洲壩集團公司按照上述原理，結合自身特點構建了物資管理信息系統，實現數據自動分級歸集、整理、匯總、輸出，實時按需向各管理層級提供各類數據。物資管理信息系統分為項目物資管理子系統、在線采購子系統、支持決策子系統、離線智能客戶端、報表子系統，物資信息系統總功能框架圖如下。

　　項目物資管理子系統的構建。項目物資管理子系統主要解決項目現場物資管理問題，從物資計劃、采購管理、入庫管理、庫存管理、出庫管理、帳務管理來進行全過程閉環管理，嚴格按照物資管理流程，通過入庫單、出庫單、庫存調整單輸入數據，并與日常工作緊密關聯，系統自動實現物資資源信息共享、自動形成各種報表數據、自動形成支持決策相關數據，真實、及時、準確反映項目點物資實際管理狀況。該子系統支持多項目并發運行、支持離線運行、支持與總服務器數據交互。

　　項目物資管理子系統業務功能結構圖如下。

　　物資管理功能模塊設置如下圖所示，主要包括四大部分，物資編碼體系、項目物資采購、物資帳務管理、特殊材料管理。

　　物資編碼體系：物資編碼體系采用分級授權的方式進行維護，由公司建立物資編碼標準庫，各二級單位首先應用標準庫，并可在標準庫的基礎上進行自主擴充，為各類型項目能使用同一套平臺提供業務基礎;

　　需求計劃管理：主要管理現場物資需求計劃，包括業主統購物資計劃和自購物資計劃兩大部分，從時間上又分為年度總需求計劃、月需求計劃和臨時需求計劃，該功能模塊支持網上審批;

　　采購計劃管理：月需求計劃審批后，項目點物資管理部門結合庫存情況，制定月采購計劃，系統采用工作流形式，支持各級單位申報和審核的過程;

　　采購招標管理：通過系統記錄整個采購招標的過程文檔，包括標包管理、各家供應商的投標信息、以及評標信息，用于投標資料的統一歸檔;

　　采購合同管理：通過系統管理所有的物資采購合同，能與采購招標管理信息相關聯，直接將中標單位信息和物資信息進行數據提取進入采購合同，并形成合同范本;

　　物資到貨管理：物資到貨管理主要處理供應商供貨后，到施工現場的實物管理，如：貨物登記、抽檢等過程;

　　物資流轉管理：管理物資到貨抽檢合格以后，在項目部的流轉、耗用過程，包括物資的入庫、領用、出庫、庫存管理及盈余物資調劑等;

　　庫存管理：通過系統能管理不同類別、不同型號的物資，在不同單價購買時當前的庫存狀況，系統管理庫存實物帳和賬面帳兩類帳務;

　　量價分析：系統根據價差量差計算原理，通過適當數據錄入，建立對比標準，實際發生額自動與標準對比，核算各環節量差價差節超情況;

　　成本核算：系統通過與外部子系統的接口，建立成本核算體系，并提供數據支持;

　　周轉材料管理：管理周轉材料的入庫、出庫、退庫、賬務、費用分攤等，并能自動歸集成本;

　　工器具管理：為了體現工器具的重值價值，該子系統獨立設置了工器具管理模塊，管理的入庫和出庫信息，并能準確跟蹤使用狀況、回收狀況。

　　物資在線采購子系統的構建。建立企業級采購方和供貨方交互平臺，采購方能在平臺上發布需要采購的物料需求;供貨方能通過用戶注冊，在平臺上發布所能供貨的時間、價格、數量以及企業的資質;通過各種采購招標形式完成網上采購招標工作;在線采購系統中保存中標信息，并形成規范的采購合同。系統還將根據所保存的供應商物資價格信息提供價格分地域、分時間段的變化趨勢，為公司后期的采購提供議價依據。在線采購子系統的具體功能見下圖。

　　支持決策子系統的構建。該管理子系統主要解決物資管理職能部門需求，系統通過對數據處理，采用圖表分析形式，直觀將數據對比分析展現給各級物資管理層，為物資管理提供支持決策功能。例如：各環節量價分析、價格趨勢分析、供應商采購分析、固定資產凈值分析等。具體展現形式有兩大類：單一指標和結構性指標。

　　單一指標:提供表格、歷史對比、趨勢分析等展現形式。如下圖。

　　結構性指標:提供表格、結構圖、結構對比、歷史對比、趨勢分析。如下圖。

　　離線智能客戶端子系統的構建。葛洲壩集團公司考慮到項目點分散、網絡條件參差不齊的實際情況，為徹底擺脫網絡條件束縛，構建了離線智能客戶端子系統，包括智能客戶端子系統和服務器端離線存儲的服務器子系統，支持離線業務操作，并可隨時連接網絡與主系統進行數據交互。任何項目均可向葛洲壩集團公司提出申請使用離線客戶端，通過審核后，葛洲壩集團公司發送應用程序數據包，數據包含該項目在系統內部的唯一編號、名稱及其他基礎數據，項目部安裝后導入數據即可運用，完成物資管理工作后，隨時可將離線客戶端數據文件傳輸給上級管理單位，由上級單位將各項目基礎數據導入系統,確保數據真實、完整。離線客戶端數據交互功能示意圖如下。

　　報表子系統的構建。報表子系統要解決的核心問題就是將所有運行本系統(包括離線和在線的項目)產生的物資數據自動有效合并，分級形成統一報表及決策支持數據。報表合并功能支持離線版本數據包多方式傳輸(如:電子郵件、QQ傳輸)導入功能，各級管理部門都能詳細審閱下級上報數據，進行審核、合并，形成本級單位報表并上報上級管理部，最終形成公司物資報表。流程如下。

　　物資信息系統推廣運用

　    建立工程物資信息化管理總構架。為推進物資信息化管理，葛洲壩集團公司建立了“一個機制、兩個平臺、三層應用”的信息化架構，確立了“統一規劃、螺旋開發、分步推廣”總方案。

　　一個機制。就是以葛洲壩集團公司信息化領導小組為核心，統率業務骨干主導開發與推廣應用、各層級專職信息化人員提供技術支持，相互協調、共同推進的信息化建設與推廣應用的工作機制。

　　兩個平臺。就是初步建成了葛洲壩集團公司數據中心統籌各子分公司數據中心的基礎設施平臺，和以城域光纖網為主、輔以SDH專線，覆蓋整個集團的專線網絡平臺。

　　三層應用。就是初步形成了以內部門戶為主的協同辦公與決策支持層，以物資管理系統為核心的業務應用層，以企業服務總線(ESB)為基礎，統籌整合公司業務數據與應用接口的軟件支撐層。

　　統一規劃。為了達到預期目標，建成公司范圍內工程物資管理通用的信息系統，必須在充分調研用戶需求的基礎上，充分研究行業標準及公司管理制度的基礎上，統一規劃，制定可行的實施方案，分解、制定系統子模塊。

　　螺旋開發。系統開發時，每一項功能先推出DEMO版本，讓管理人員和操作人員形象了解軟件，從而避免需求和軟件實現功能相距甚遠的錯誤。第一版本出臺后及時測試，針對用戶使用中提出的具體問題進行二次分析、修正系統。通過不斷的螺旋分析和開發，形成到最終版本。

　　分步推廣。在完成大量基礎管理工作后，如：建立管理體系、系統運維體系、系統培訓等，采用“分步推廣”方式加強運用。具體為：第一步：在本部范圍內進行推廣使用。本部推廣重點采用“集中培訓、重點指導”的方式進行，目的是迅速培養一批系統管理人員;第二步：在本部周邊地區項目部推廣使用。重點采用“現場操作、周邊項目觀摩”的方式，達到“上線一個項目，促進一片區域運用”的目的，迅速培養項目層面系統操作隊伍;第三步：在偏遠地區項目部推廣使用。偏遠地區運行系統具有很多不利因素，如：網絡條件、職工素質、項目分散等，這類項目采用“點對點、手把手”策略，現場教會為止。

　　完善基礎管理工作。組織體系。組織體系是為了保證各項工作順利進行，設立的組織機構，主要分為領導機構和工作機構。一是領導機構。葛洲壩集團公司成立了以信息技術及管理為核心的信息化領導小組，統一領導各項工作，公司首席信息官為組長，物資管理負責人為副組長，子分公司信息化、物資管理負責人為小組成員;二是成立了以物資管理業務及信息研發為核心的工作機構，分為業務組、研發組、運用組。具體負責需求調研、系統設計、系統維護、組織培訓、反饋信息收集整理、修正系統、監督檢查及與其他業務系統的協調工作。

　　制度體系。葛洲壩集團公司建立的制度體系主要分為責任制度、工作制度、考評制度。責任制度明確了員工崗位職責，使每個工作人員都有明確應當承擔的責任和義務。如：《關于明確集團股份公司信息化建設組織機構和職責分工的通知》、《集團股份公司信息化建設管理暫行辦法》等;工作制度明確了系統研發、推廣運用、信息產生、存儲、處理、傳輸、歸檔等環節的操作規范，強化管理，確保安全。如：《信息化建設總體規劃》、《信息化建設需求管理辦法》、《網絡管理辦法》、《信息資產管理辦法》、《信息化保密制度》等;考評制度明確了各子分公司、項目部系統運用情況考核細則、評價標準。如：《信息化建設責任書》、《信息化檢查考核暫行辦法》等。

　　運維體系。運維體系主要負責系統正常運行、維護。由公司、子分公司、項目部三級系統管理員、業務操作員、督察員及系統研發人員組成。系統管理員負責配置用戶權限、管理用戶、維護基礎信息等;業務操作員負責權限范圍內業務操作;督察員負責統計系統應用數據，分析應用情況、修訂應用目標、調整應用策略;研發人員負責維護偏差信息，指導運用。

　　采取四項關鍵措施強化運用。深入開展物資信息化培訓。葛洲壩集團公司組織了多輪次、有重點、大規模培訓工作，各子分公司、項目部在組織機電系統工作人員參加培訓的同時，加大應用系統操作的再培訓工作，確保每個需要使用系統的員工都能夠熟練操作，將信息化培訓與業務培訓、管理培訓相結合，通過培訓提高業務工作能力和管理水平。

　　信息化推廣突出重點，以點帶面。由于葛洲壩集團公司項目多、分布廣、通訊條件差，實際情況決定了信息化工作不可能一蹴而就。公司首先選擇一批管理水平高、通訊條件好的子公司、大項目進行推廣應用，立標兵、樹典型，以重點項目為突破，帶動全部其他項目的運用。

　　堅定不移地推進在建工程項目物資信息化管理。一是與項目經理簽訂責任書，作為項目經理責任制考核兌現的必要條件。二是推廣應用過程中強調各功能模塊協同推進，確保每個功能模塊都有有效管理數據，形成有效的數據鏈，切實提升公司管理效率。三是推廣應用過程中強調系統應用的連續性，不僅要保證系統中項目歷史數據齊全，而且項目上線至項目竣工數據必須完整連續，體現公司管理水平。

　　建立健全信息化工作考評機制。為切實提高公司信息化水平，將信息化考核納入總部對子分公司經濟責任制考核范圍，并在其中占有較大權重。子分公司也已建立各單位的績效考核制度，確保公司信息化工作任務逐層細分、落實到位。

　　下一篇：工程物資價差量差管理新技術實施效果

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